Teslimat Şartnamesi (Nonyu Shiyosho): Kontrol Noktaları
Japon bir ekipman üreticisine sipariş verdiniz. Birkaç hafta sonra, kapağında 納入仕様書 (nonyu shiyosho) yazan kalın bir PDF geliyor ve sizden onay isteniyor. İlk bakışta daha önce üzerinde anlaştığınız teklif şartnamesine benziyor, ama aynı belge değil. Siz onaylayıp geri gönderdiğiniz anda tedarikçi ekipmanı gösterildiği haliyle üretmeye başlayabilir.
Bu yazı, teslimat şartnamesinin ne olduğunu, satın alma şartnamesinden, teklif şartnamesinden ve onay çizimlerinden farkını ve geri göndermeden önce nelerin kontrol edileceğini anlatıyor. Japon bir tedarikçiden nonyu shiyosho alan alıcılar için olduğu kadar, Japon bir müşteriye bu belgeyi hazırlayan tedarikçiler (örneğin Japon otomotiv fabrikalarına ekipman veya parça sağlayanlar) için de yazıldı. Geri gönderme kodları, kaşeler ve süreler için onay çizimleri (shonin-zu) rehberine bakın.
İçindekiler
- Teslimat Şartnamesi (Nonyu Shiyosho) Nedir?
- Belgelerin Sırası: Satın Alma, Teklif ve Teslimat Şartnamesi
- Teslimat Şartnamesinde Neler Bulunur?
- Teklif Şartnamesinden Farkı
- Geri Göndermeden Önce Kontrol Edilecek Dört Nokta
- Teslimat Şartnamesi, Onay Çizimi ve As-Built Çizim
- Tedarikçiyseniz: Japon Müşteri İçin Hazırlarken
- Teslimat Şartnamesi İnceleme Kontrol Listesi
- Uygulamanın Değiştiği Yerler
- Sık Sorulan Sorular
- Kaynaklar
Teslimat Şartnamesi (Nonyu Shiyosho) Nedir?
Teslimat şartnamesi, tedarikçinin (genellikle ekipman üreticisi) sipariş verildikten sonra sunduğu belge setidir. Fiilen teslim edilecek ekipmanın şartnamesini ve çizimlerini içerir. Onay çizimleri (shonin-zu, 承認図), bu setin içinde alıcıdan onay istenen çizimlerdir.
Kesin konuşmak gerekirse, onay için sunulan çizimlere shonin-yo-zu (承認用図), alıcının onaylayıp geri gönderdiği çizimlere ise shonin-zu denir. Üretim, geri dönen çizimlerden başlar. Uygulamada birçok kişi ikisine de “shonin-zu” der.
Adlandırma şirkete ve müşteriye göre değişir. Bazı alıcılar teslimat şartnamesinin tamamını tek paket olarak onaylayıp geri gönderir, bazıları yalnızca çizimleri onay çizimi olarak iade eder. Projenizde hangisinin geçerli olduğunu genellikle satın alma şartnamesi veya sipariş belgesi söyler.
Belgelerin Sırası: Satın Alma, Teklif ve Teslimat Şartnamesi
Japonya'daki bir tesis projesinde belgeler genellikle şu sırayla ilerler. Tesis tasarımcısı, kendi hesaplarına dayanarak ekipmanın sağlaması gereken performansı yazdığı bir satın alma şartnamesi (kobai shiyosho, 購買仕様書) yayımlar. Tedarikçi, kendi tasarım standartlarına göre seçtiği ekipmanı gösteren bir teklif şartnamesiyle (mitsumori shiyosho, 見積仕様書) yanıt verir. Birkaç tur yazışmadan sonra şartname ve fiyat üzerinde anlaşılırsa alıcı siparişi verir.
Teslimat şartnamesi bunlardan sonra gelir. Çok sayıdaki belge adı üç aşamada toplanır: teklif, siparişten sonra, üretimden teslimata kadar.
Teslimat şartnamesi siparişten sonra, üretimden önce sunulur. Onaylanıp geri döndüğünde içindeki çizimler onay çizimleri olur.
Belge adları ve aşamalar şirkete, sektöre ve alıcıya göre değişir. Bazı tedarikçiler teslimat şartnamesini ve onay çizimlerini birlikte sunar, bazıları yalnızca çizimleri onaya gönderir.
Aşağıdaki tablo üç şartnameyi karşılaştırıyor. Belgeyi hazırlayan taraf alıcıdan tedarikçiye geçerken amaç da “bildirmek”ten “anlaşmak”a, oradan “üretim izni almak”a kayıyor.
Aynı ekipman, üç belge, üç farklı görev.
(kobai shiyosho)
(mitsumori shiyosho)
(nonyu shiyosho)
Sorumluluk kapsamı (shosho, 所掌), her kalemi hangi tarafın tedarik edeceği veya monte edeceği anlamına gelir.
Teslimat Şartnamesinde Neler Bulunur?
İçerik, ekipmana ve satın alma şartnamesinin istediklerine göre değişir. Tipik bir teslimat şartnamesi aşağıdaki bölümleri içerir. Sağ sütun, alıcının her bölümde neyi kontrol ettiğini gösteriyor.
| Bölüm | Kontrol edilecek nokta |
|---|---|
| Ekipman şartnamesi, yük koşulları ve bağlantı arayüzü bilgileri | Ekipman temel ve boru tasarımıyla uyuşuyor mu? |
| Garanti koşulları | Garanti edilen performans ve garanti süresi sözleşmeyle uyumlu mu? |
| Montaj çizimi ve tek tek parçaların detay çizimleri | Şekil ve ölçüler; nozulların konumu ve yönü |
| Aksesuar şartnameleri ve detay çizimleri | Enstrüman, vana gibi aksesuarlar kapsamda mı? |
| Performans (kapasite) hesapları | Ekipmanın satın alma şartnamesindeki performansı sağladığının dayanağı |
| Yedek parça ve sarf malzemeleri | Adetler ve tekliflere dahil olup olmadıkları |
| Montaj ve yalıtım talimatı gibi destekleyici belgeler | İş sahada gerçekten yapılabilir mi? |
Teklif Şartnamesinden Farkı
Şartname esas olarak teklif şartnamesindekiyle aynıdır. Teslimat şartnamesinin eklediği şey, ancak detaylı tasarım ilerledikten sonra yazılabilen içerik ve aksesuarların detay çizimleridir. Teklif şartnamesi fiyatta anlaşmak içindi. Teslimat şartnamesi ise üretim izni içindir; bu yüzden çizimlere kadar daha dikkatli bakmak gerekir.
Model, malzeme ve aksesuar kapsamını teklif şartnamesinin son revizyonuyla karşılaştırın. Küçük farkları sözleşme bedeli içinde düzeltin. Bir değişiklik fiyatı etkileyecekse tedarikçiyle bunun ek maliyet olarak ele alınıp alınmayacağını görüşün.
Teklif aşamasında istisnalar üzerinde anlaştıysanız bunlar genellikle bir sapma listesinde (deviation list; Japonya'da sık sık kısaca debikura denir) toplanır. Her maddeyi numarasıyla kontrol edip teslimat şartnamesine yansıdığından emin olun.
Aşağıda bir pompa için yan yana kontrolün kurgusal bir örneği var.
| Kalem | Teklif şartnamesi (son rev.) | Teslimat şartnamesi | Aksiyon |
|---|---|---|---|
| Model | Model A-100 | Model A-100 | Uygun |
| Gövde malzemesi | Sapma listesi madde 3'e göre | Sapma listesi madde 3 ile aynı | Uygun |
| Manometre | Dahil | Gösterilmiş, ancak duvara bakıyor | Not düşün: yürüyüş yoluna doğru çevrilmesini isteyin |
| Karşı flanşlar, cıvatalar, contalar | Tedarikçi kapsamında | Listede yok | Sorun: hâlâ tedarikçi kapsamında mı? |
| Yedek mekanik salmastra | 1 takım | 2 takım | Sorun: fazladan takım fiyata dahil mi? |
Geri Göndermeden Önce Kontrol Edilecek Dört Nokta
Bir teslimat şartnamesi aldığınızda dört temel amaçla inceleme yaparsınız. Dördü de onaylı olarak geri göndermeden önce çözülmesi gereken noktalardır; içeriği kendi belgelerinizle ve ilgili bölümlerle karşılaştırarak kontrol edin.
Her birini kendi belgelerinizle ve ekipmanı kullanacak ekiplerle birlikte kontrol edin.
1. Montaj Çizimleri ve Aksesuarlar
Teslimat şartnamesine ekipman çizimleri (nonyu-hin-zu, 納入品図) eklenir: ekipmanı ayrıntılı gösteren bir montaj çizimi ve enstrüman gibi aksesuarların detay çizimleri. Bu çizimlerle ekipmanın sahada nasıl duracağını ve kullanılacağını gözünüzde canlandırın, gerekiyorsa yönlendirme (orientation) değişikliği isteyin.
Örneğin yürüyüş yolunun tersine bakan bir manometreyi operatörler okuyamaz, duvar tarafındaki vana kolu ise kullanımı ve kontrolü zorlaştırır. Bu tür okunabilirlik ve erişim konuları, işletmede iş sağlığı ve güvenliği risk değerlendirmesinde de (6331 sayılı Kanun) ele alınır. Çizimleri yalnızca tasarımcıya değil, işletme ve bakım ekibine de gönderirseniz bu tür gözden kaçmalar azalır.
2. Arayüzler (Toriai)
Hemen her ekipman su, elektrik, buhar gibi yardımcı sistemlere (utility) ya da başka proses hatlarına bağlanır. Japoncada bu bağlantı noktalarına toriai (取合い) denir. Her arayüzün, bağlandığı ekipman veya boruyla uyuştuğunu kontrol edin.
Ekipmanın öncesinde veya sonrasında bağlandığı ekipman varsa her bağlantının konumunu ve tipini, ayrıca cıvata, somun ve contaları kimin tedarik ettiğini doğrulayın. En güvenilir yol, boru, elektrik ve enstrümantasyon tasarımcılarının kendi bağlantılarını ayrı ayrı kontrol etmesidir.
Arayüz, tedarikçinin ekipmanının başkaları tarafından döşenen boru ve kablolarla buluştuğu sınırdır.
Karşı flanşları, contaları, cıvata ve somunları kimin tedarik ettiğini teklif şartnamesinde belirlenen sorumluluk kapsamıyla karşılaştırın. Elektrik terminal kutularını ve enstrüman bağlantılarını da aynı şekilde kontrol edin.
Flanş standartları veya basınç sınıfları farklıysa cıvata delikleri örtüşmez. Türkiye'de flanşlar sıklıkla TS EN 1092-1 (EN 1092-1'in Türkçe baskısı) ile tanımlanır; Japon tedarikçinin kullandığı flanş standardıyla delik ölçülerinin ve basınç sınıfının birebir aynı olduğunu varsaymayın, tedarikçiden yazılı teyit isteyin. Yanlış bir arayüz inşaat sırasında yeniden işe yol açar ve takvimi geciktirebilir, bu yüzden en çok dikkat isteyen kontrol budur.
3. Montaj Talimatları
Montajdan tedarikçi sorumlu değilse genellikle montajda dikkat edilecek noktaları ve kaynak yöntemini içeren bir montaj talimatı (koji yoryosho, 工事要領書) sunar. Talimatı inşaat ekibinizle inceleyip işin zorlanmadan yapılıp yapılamayacağını doğrulayın.
Bir montaj çizimi veya temel çizimi varsa ankraj cıvatalarının konumlarını ve yüklerini temel tasarımcılarıyla birlikte kontrol edin. Yalıtım talimatını da aynı şekilde yalıtım yüklenicisiyle gözden geçirin.
4. Üretim İzni
Teslimat şartnamesinde ve ekipman çizimlerinde sorun yoksa onaylı olarak geri gönderirsiniz (shonin henkyaku; juryo henkyaku, 受領返却 olarak da geçer). Bu, tedarikçiye ekipmanı o çizimlere göre üretme yetkisi verir. Teslim tarihinden geriye doğru hesaplayın ve seti üretimin başlaması gereken tarihten önce iade edin.
Geri gönderme kararları genellikle üç tiptir: onaylandı, şartlı onay ve yeniden sunum. Şartlı onay, yorumların düzeltileceği anlayışıyla tedarikçinin üretime başlamasına izin verir. Hangi şartı kimin ne zamana kadar düzelteceğini kaydedin ve kaydı ancak revize çizimde düzeltmeyi gördükten sonra kapatın. Onaydan sonra bir şey değişirse tedarikçi neyin neden değiştiğini gösterir ve alıcı yeniden onaylar. Onay çizimleri ayrıca fabrikadaki muayeneye katıldığınızda kabul ölçütü olarak da kullanılır. Geri gönderme kodları, kaşeler ve süreler için onay çizimi rehberimize bakın.
Teslimat Şartnamesi, Onay Çizimi ve As-Built Çizim
Teslimat şartnamesinin çevresinde birbirine benzeyen birkaç ad dolaşır. Farkları, ait oldukları proje aşamasında ve tarif ettikleri ekipman durumunda yatar.
Belge setinin tamamı, onaylanan çizimler ve biten ekipmanın kaydı.
(nonyu shiyosho)
(shonin-zu)
(kansei-zu)
Adlar ve sınırlar şirkete ve alıcıya göre değişir. Birçok kişi çizimlere onaylanmadan önce de “shonin-zu” der.
Teslimat Şartnamesi ve Onay Çizimi
Teslimat şartnamesi, neyin teslim edileceğini gösteren bir pakettir: şartnameler, hesaplar ve çizimler. “Onay çizimi” ise bu paketin içinde alıcının onayladığı çizimlere verilen addır.
Onay yalnızca çizimlerle sınırlı değildir. Japonya Savunma Teçhizat Ajansı'nın (ATLA) bir yönergesi, onaya sunulan belgeleri çizimler, yazılı dokümanlar ve fotoğraflar olarak tanımlar. Yani yazılı bir şartname de onay konusu olabilir. Projenizde teslimat şartnamesinin tamamının mı yoksa yalnızca çizimlerin mi onaylandığını satın alma şartnamesi veya sipariş belirler.
Teslimat Şartnamesi ve As-Built Çizim
As-built çizim (kansei-zu, 完成図) ekipmanı bittiği haliyle gösterir. Bina ve tesis işlerinde buna shunko-zu (竣工図) da denir. Teslimat şartnamesi ve onay çizimleri ise ne üretileceğine karar veren, üretim öncesi belgelerdir.
Üretim veya montaj sırasında ölçüler ya da parçalar değişirse sonuç as-built çizimlere yansır. İşletme, bakım ve ileride yapılacak değişiklikler as-built çizimlere dayanır. Ekipmanda bunlar çoğunlukla kullanım kılavuzu ve test raporlarıyla birlikte bir tamamlama dosyası (kansei tosho, 完成図書) olarak teslimatta verilir. Örneğin Japonya Arazi, Altyapı, Ulaştırma ve Turizm Bakanlığı'nın (MLIT) telekomünikasyon ekipmanı alımında kullandığı ortak şartname, tedarikçiden teslimatın bitimine kadar kullanım kılavuzunu, test raporlarını ve teslimat fotoğraflarını içeren tek bir teslimat dosyası sunmasını ister.
Diğer Adlar: Nonyu-zu ve Shiyo-zu
Standartlarda nonyu-zu (納入図, “teslimat çizimi”) için bir tanım bulamadık. Uygulamada bunu, teslimat şartnamesine eklenen ekipman çizimleriyle (nonyu-hin-zu) yaklaşık aynı kabul edin: montaj çizimleri, dış ölçü çizimleri ve aksesuar detayları.
Shiyo-zu (仕様図, “şartname çizimi”), model, ölçü ve performans gibi şartnameleri bir çizimde toplar. Standart ürünlerde tedarikçi, şartname ile dış ölçü çizimini tek sayfada birleştirip nonyu shiyo-zu (納入仕様図) gibi bir adla gönderebilir. Ad ne olursa olsun kontrol ettiğiniz içerik aynıdır. Belgenin onay için sunulup sunulmadığını kapak sayfasından veya ilet yazısından anlayın.
Japon kamu belgelerinde bir ad daha geçer. MLIT'in ortak şartnamesi, sözleşmeden sonra sunulan detaylı şartnameleri ve dış ölçü çizimlerini kakunin tosho (確認図書, “teyit dokümanları”) olarak adlandırır; tedarikçi bunları kurumun teyidini almak için sunar.
Tedarikçiyseniz: Japon Müşteri İçin Hazırlarken
Japon bir müşteri sizden nonyu shiyosho istiyorsa yukarıda anlatılan belge setini, siparişten sonra ve üretimden önce sunmanızı bekler. Aşağıdaki noktalar incelemeyi hızlandırır.
- Satın alma şartnamesinde veya siparişte kopya sayısını, formatı (kâğıt veya PDF) ve sunum süresini, ayrıca müşterinin setin tamamını mı yoksa yalnızca çizimleri mi onayladığını kontrol edin.
- Kapak sayfasında veya ilet yazısında belgenin onay için sunulduğunu açıkça belirtin.
- Sapma listesindeki her maddenin nerede yansıtıldığını madde numarasıyla gösterin.
- Model, malzeme ve aksesuar kapsamını son teklif şartnamenizle tutarlı tutun. Fiyatı etkileyen bir fark varsa müşterinin bulmasını beklemeyin, siz belirtin.
- Her arayüzde sorumluluk kapsamını gösterin: karşı flanşları, contaları, cıvata ve somunları kim tedarik ediyor.
- Her yeniden sunumda revizyon numarasını ve tarihi güncelleyin; böylece hangisinin güncel olduğu anlaşılır.
- Onaydan sonraki değişikliklerde neyin neden değiştiğini gösteren bir revizyon sunun ve o parçayı üretmeden önce onay bekleyin.
Teslimat Şartnamesi İnceleme Kontrol Listesi
Japon bir tedarikçiden gelen teslimat şartnamesini incelerken bu listeyi kullanın. Tedarikçiyseniz, Japon müşterinizin büyük olasılıkla nelere bakacağını gösterir.
| Kontrol | Neyle karşılaştırılır / ne sorulur |
|---|---|
| Model, malzeme ve aksesuar kapsamı | Teklif şartnamesinin son revizyonu |
| Sapma listesindeki her madde yansıtılmış mı | Sapma listesi, madde madde |
| Garanti edilen performans ve garanti süresi | Sözleşme ve satın alma şartnamesi |
| Performans hesapları istenen işi karşılıyor mu | Satın alma şartnamesi |
| Nozul ve enstrüman konumları ile yönleri | Tesis yerleşimi; işletme ve bakım ekibi |
| Her arayüzde bağlantı konumu, ölçüsü, tipi ve standardı | Boru, elektrik ve enstrümantasyon çizimleri |
| Karşı flanşları, contaları, cıvata ve somunları kim tedarik ediyor | Teklif şartnamesindeki sorumluluk kapsamı |
| Ankraj cıvatası konumları ve yükleri | Temel tasarımı |
| Montaj, kaynak ve yalıtım talimatları sahada uygulanabilir mi | İnşaat ekibi; yalıtım yüklenicisi |
| Yedek parça ve sarf malzemeleri: adetler ve fiyata dahil olup olmadıkları | Teklif |
| Fiyatı etkileyen değişiklikler | Ek maliyet olarak ele alınıp alınmayacağını görüşün |
| İade tarihi | Teslimattan geriye hesaplanan üretim başlangıç tarihi |
| Şartlı onaydaki şartlar | Ne, kim, ne zamana kadar kaydedin |
Japon Tedarikçiye Sorulacak Sorular
- Bu belge onay için mi sunuldu, yoksa yalnızca bilgi için mi?
- Teslimat şartnamesinin tamamının mı onaylanmasını istiyorsunuz, yoksa yalnızca çizimlerin mi?
- Bu belge teklif şartnamesinin hangi revizyonuna dayanıyor?
- Sapma listesindeki her madde bu sunumda nerede yansıtılmış?
- Her nozuldaki karşı flanşları, contaları, cıvata ve somunları kim tedarik ediyor?
- Tekliften farklı olan bir şey fiyatı veya teslim tarihini etkiliyor mu?
- Üretim takvimini korumak için iademizi ne zamana kadar istiyorsunuz?
- Tamamlama dosyasında neler olacak ve kaç kopya teslim edeceksiniz?
Uygulamanın Değiştiği Yerler
- Belge adları ve aşamalar şirkete, sektöre ve alıcıya göre değişir. Birçok kişi çizimlere onaydan önce de “shonin-zu” der.
- Setin tamamının mı yoksa yalnızca çizimlerin mi onaylanacağı satın alma şartnamesine veya siparişe bağlıdır.
- Burada sıralanan içerik tesis ekipmanını yansıtır. Katalogdan alınan standart ürünlerle yalnızca tek bir şartname çizimi gelebilir.
- Geri gönderme karar etiketleri şirkete göre değişir, iade süreleri satın alma şartnamesinde veya siparişte belirlenir. Her proje için teyit edin.
- Flanş gibi standart referansları (örneğin TS EN 1092-1) ve ilgili mevzuatı proje bazında tedarikçiyle teyit edin; bu yazıdaki karşılaştırmalar kesin eşdeğerlik iddiası değildir.
Sık Sorulan Sorular
Konyu shiyosho ile kobai shiyosho aynı şey midir?
Çoğu durumda evet. Konyu shiyosho (購入仕様書) ve kobai shiyosho (購買仕様書), aynı satın alma şartnamesinin iki adıdır: alıcının, ekipmanın sağlaması gereken performansı, koşulları ve standartları yazdığı belge.
Nonyu shiyosho ile nohin shiyosho aynı şey midir?
İki ad da zaman zaman teslim edilen ürünün şartnamesini gösteren bir belge için kullanılır ve aralarında sabit bir ayrım yoktur. Sözleşmede veya müşterinin kendi belgelerinde hangi ad geçiyorsa onu kullanın.
Teslimat şartnamesi kaç kopya ve hangi formatta istenir?
Kopya sayısını, formatı (kâğıt veya PDF) ve süreyi genellikle satın alma şartnamesi veya sipariş belirler. Örneğin MLIT'in telekomünikasyon ekipmanı ortak şartnamesi, teslimat dokümanlarının kopya sayısını projenin özel şartnamesine bırakır. Her yeniden sunumda revizyon numarasını ve tarihi güncelleyin ki en son sürüm net olsun.
Onaydan sonra bir şey değişirse ne olur?
Tedarikçi neyin neden değiştiğini gösteren bir revizyon sunar ve o parçayı ancak yeniden onaylandıktan sonra üretir. ATLA'nın yönergesi bu revize sunuma “değişiklik onayı dokümanı” (henko shonin-yo tosho) der. Değişikliği alıcı istediyse ek maliyeti ve teslim tarihine etkisini de görüşün.
Kaynaklar
- Onaya sunulan dokümanlar (çizim, doküman ve fotoğraf dahil), onaydan sonra üretime başlanması ve değişiklik onayı dokümanları: Japonya Savunma Teçhizat Ajansı (ATLA), Onay Dokümanları ve Numunelerinin Hazırlanması ve Sunulması Yönergesi (Japonca)
- Sözleşmeden sonra sunulan teyit dokümanları (kakunin tosho), teslimat dokümanları ve kopya sayısı: Japonya Arazi, Altyapı, Ulaştırma ve Turizm Bakanlığı (MLIT), Telekomünikasyon Ekipmanı Alımı Ortak Şartnamesi (Mart 2021, Japonca)
- Tamamlama çizimlerinin (shunko-zu) tanımı: Shimane Prefektörlüğü, Bina İnşaatı Tamamlama Çizimleri Uygulama Esasları (Japonca)
Japonca orijinal makaleBu rehber, Japonya’daki okurlar için yazılmış bir MONOSCOPE makalesinden uyarlanmıştır: 承認図と仕様書の違いは？納入仕様書・納入図・完成図を表で整理
Editör hakkında
MONOSCOPE editörüFOUNDER & EDITORBir tesis ekipmanı üreticisinde ve bir tesis mühendisliği firmasında yaklaşık on yıl boyunca ekipman teklifi, tasarımı ve devreye alma işlerinde çalıştıktan sonra dijital pazarlamaya geçti. Bugün B2B üreticilerine web danışmanlığı yapıyor ve ürünlerini ve teknolojilerini anlaşılır biçimde anlatmalarına yardımcı oluyor. Japonya’nın Enerji Yöneticisi (Energy Manager) ve Üçüncü Sınıf Baş Elektrik Mühendisi ulusal lisanslarına sahip.
2017’den beri bir mühendislik blogu (500’den fazla yazı) ve yaklaşık 20.000 abonesi olan Japonca bir YouTube kanalı yürütüyor. Her rehber Japon atölyesinin bakış açısıyla yazılır ve atıf yapılan standartlarla karşılaştırılır.
