Delivery Specification Adalah: Isi dan Cek Nonyu Shiyosho
Anda sudah mengirim PO ke pemasok mesin dari Jepang. Beberapa minggu kemudian masuk PDF tebal berjudul nonyu shiyosho (dalam bahasa Jepang: dokumen spesifikasi penyerahan), dan di halaman sampulnya tertulis permintaan persetujuan Anda. Sekilas isinya mirip quotation specification yang sudah disepakati, tetapi fungsinya berbeda. Begitu dokumen ini dikembalikan dengan persetujuan, pemasok boleh mulai membuat peralatan persis seperti yang tergambar.
Artikel ini menjelaskan apa itu delivery specification, bedanya dengan purchase specification, quotation specification, dan approval drawing, serta apa yang perlu dicek sebelum dokumen dikembalikan. Isinya berguna bagi teknisi dan staf purchasing yang menerima nonyu shiyosho dari pemasok Jepang, atau yang harus menyiapkannya untuk pelanggan Jepang. Untuk kode pengembalian, stempel, dan batas waktu pengembalian, lihat panduan tentang approval drawing (shonin-zu).
Daftar isi
- Delivery Specification (Nonyu Shiyosho) Adalah
- Posisinya: Purchase, Quotation, dan Delivery Specification
- Isi Delivery Specification
- Bedanya dengan Quotation Specification
- Empat Hal yang Dicek Sebelum Dikembalikan
- Delivery Specification vs. Approval Drawing vs. Gambar As-Built
- Jika Anda Pemasok: Menyiapkannya untuk Pelanggan Jepang
- Checklist Peninjauan Delivery Specification
- Yang Berbeda di Tiap Proyek
- FAQ
- Sumber
Delivery Specification (Nonyu Shiyosho) Adalah
Delivery specification adalah kumpulan dokumen yang diserahkan pemasok (biasanya pembuat mesin) setelah PO dikeluarkan. Isinya spesifikasi dan gambar peralatan yang benar-benar akan dikirim. Approval drawing (shonin-zu) adalah gambar-gambar di dalam kumpulan itu yang diminta untuk disetujui pembeli.
Secara ketat, gambar yang diajukan untuk persetujuan disebut shonin-yo-zu, dan gambar yang sudah disetujui lalu dikembalikan disebut shonin-zu. Produksi dimulai dari gambar yang dikembalikan itu. Dalam praktik, banyak orang menyebut keduanya "shonin-zu".
Penamaan berbeda-beda menurut perusahaan dan pelanggan. Ada pembeli yang menyetujui dan mengembalikan seluruh delivery specification sebagai satu paket, ada pula yang hanya mengembalikan gambarnya sebagai approval drawing. Cara yang berlaku di proyek Anda biasanya tertulis di purchase specification atau PO.
Posisinya: Purchase, Quotation, dan Delivery Specification
Pada proyek pabrik di Jepang, dokumen biasanya bergerak dengan urutan berikut. Desainer pabrik menulis purchase specification (kobai shiyosho) yang menyatakan kinerja yang harus dipenuhi peralatan, berdasarkan perhitungannya. Pemasok menjawab dengan quotation specification (mitsumori shiyosho) untuk peralatan yang dipilih menurut standar desainnya sendiri. Setelah beberapa kali bolak-balik dan kedua pihak sepakat soal spesifikasi dan harga, pembeli mengeluarkan PO.
Delivery specification datang sesudah itu. Banyaknya nama dokumen sebenarnya bisa dikelompokkan dalam tiga tahap: penawaran, setelah PO, dan produksi sampai pengiriman.
Delivery specification diserahkan setelah PO dan sebelum produksi. Begitu dikembalikan dengan persetujuan, gambar-gambarnya menjadi approval drawing.
Nama dokumen dan pembagian tahapnya berbeda menurut perusahaan, industri, dan pembeli. Ada pemasok yang menyerahkan delivery specification dan approval drawing sekaligus; ada juga yang hanya mengajukan gambarnya untuk disetujui.
Tabel berikut membandingkan ketiga spesifikasi. Perhatikan bahwa penyusunnya berpindah dari pembeli ke pemasok, dan tujuannya bergeser dari "menyampaikan" ke "menyepakati", lalu ke "meminta izin untuk memproduksi".
Peralatan yang sama, tiga dokumen, tiga tugas yang berbeda.
(kobai shiyosho)
(mitsumori shiyosho)
(nonyu shiyosho)
Scope of supply (shosho) berarti pihak mana yang menyediakan atau memasang tiap item.
Terkait: Purchase Specification: Item dan Template
Terkait: Quotation Specification (Mitsumori Shiyosho)
Isi Delivery Specification
Isinya bergantung pada jenis peralatan dan apa yang diminta purchase specification. Delivery specification yang umum memuat bagian-bagian di tabel berikut, dan kolom kanan menunjukkan apa yang dicek pembeli pada tiap bagian.
| Bagian | Yang dicek |
|---|---|
| Spesifikasi peralatan, kondisi beban, dan detail interface | Apakah peralatan cocok dengan desain pondasi dan perpipaan |
| Kondisi garansi | Apakah kinerja yang dijamin dan masa garansi sesuai kontrak |
| Assembly drawing dan gambar detail tiap bagian | Bentuk dan dimensi; posisi dan orientasi nozzle |
| Spesifikasi aksesori dan gambar detailnya | Apakah instrumen, valve, dan aksesori lain masuk dalam lingkup |
| Perhitungan kinerja (kapasitas) | Dasar yang menunjukkan peralatan memenuhi kinerja di purchase specification |
| Spare part dan consumable | Jumlahnya, dan apakah sudah termasuk dalam penawaran |
| Dokumen pendukung, seperti prosedur pemasangan dan insulasi | Apakah pekerjaan benar-benar bisa dilakukan di lapangan |
Bedanya dengan Quotation Specification
Spesifikasinya pada dasarnya sama dengan quotation specification. Yang ditambahkan delivery specification adalah isi yang baru bisa ditulis setelah desain detail berjalan, ditambah gambar detail aksesori. Quotation specification dibuat untuk menyepakati harga, sedangkan delivery specification untuk izin produksi, sehingga perlu dicek lebih teliti sampai ke gambarnya.
Bandingkan tipe/model, material, dan lingkup aksesori dengan revisi terakhir quotation specification. Selisih kecil disesuaikan dalam batas harga kontrak. Jika ada perubahan yang berpengaruh ke harga, bicarakan dengan pemasok apakah perubahan itu ditangani sebagai biaya tambahan.
Jika pada tahap penawaran ada pengecualian yang sudah disepakati, biasanya semuanya dicatat dalam daftar deviasi (deviation list; di Jepang disebut debieshon risuto, sering disingkat debikura). Periksa tiap nomor item untuk memastikan isinya sudah muncul di delivery specification.
Berikut contoh fiktif pengecekan berdampingan untuk sebuah pompa.
| Item | Quotation specification (revisi terakhir) | Delivery specification | Tindakan |
|---|---|---|---|
| Model | Model A-100 | Model A-100 | OK |
| Material casing | Sesuai item 3 daftar deviasi | Sama dengan item 3 daftar deviasi | OK |
| Pressure gauge | Termasuk | Tergambar, tetapi menghadap dinding | Beri coretan merah: minta diputar ke arah jalur jalan |
| Flange pasangan, baut, gasket | Lingkup pemasok | Tidak tercantum | Tanyakan: apakah masih dalam lingkup pemasok? |
| Mechanical seal cadangan | 1 set | 2 set | Tanyakan: apakah set tambahan sudah termasuk dalam harga? |
Empat Hal yang Dicek Sebelum Dikembalikan
Saat menerima delivery specification, Anda meninjaunya untuk empat tujuan utama. Keempatnya adalah hal yang harus beres sebelum dikembalikan dengan persetujuan, dengan mencocokkan isinya terhadap dokumen Anda sendiri dan bertanya ke bagian-bagian terkait.
Cek satu per satu terhadap dokumen Anda sendiri dan bersama tim yang akan memakai peralatan.
1. Assembly Drawing dan Aksesori
Delivery specification menyertakan gambar peralatan (nonyu-hin-zu): assembly drawing yang menunjukkan peralatan secara rinci, dan gambar detail aksesori seperti instrumen. Gunakan gambar ini untuk membayangkan bagaimana peralatan akan berdiri dan dipakai di lapangan, lalu minta perubahan orientasi bila perlu.
Misalnya, pressure gauge yang menghadap menjauhi jalur jalan tidak bisa dibaca operator, dan handle valve di sisi dinding sulit dioperasikan dan diinspeksi. Kirim gambarnya juga ke staf operasi dan maintenance, tidak hanya ke desainer, maka lebih sedikit masalah seperti ini yang lolos.
2. Interface (Toriai)
Hampir semua peralatan tersambung ke utilitas seperti air, listrik, dan steam, atau ke line proses lain. Dalam bahasa Jepang, titik sambung ini disebut toriai. Cek bahwa setiap interface cocok dengan peralatan atau pipa yang disambungkan.
Jika peralatan tersambung ke unit sebelum atau sesudahnya, pastikan lokasi dan tipe tiap sambungan, serta siapa yang menyediakan baut, mur, dan gasket. Cara paling andal adalah meminta desainer perpipaan, listrik, dan instrumentasi masing-masing memeriksa sambungannya.
Interface adalah batas tempat peralatan pemasok bertemu dengan pipa dan kabel yang dipasang pihak lain.
Cek siapa yang menyediakan flange pasangan, gasket, baut, dan mur terhadap scope of supply yang disepakati di quotation specification. Kotak terminal listrik dan sambungan instrumen dicek dengan cara yang sama.
Jika standar flange atau kelas tekanannya berbeda, lubang baut tidak akan sejajar. Flange JIS (JIS B 2220, kelas seperti 10K) berbeda dimensinya dari ASME B16.5 dan EN 1092-1, jadi jangan menganggap "10K sama dengan Class 150" tanpa memeriksa gambarnya. Interface yang salah menyebabkan pekerjaan ulang saat konstruksi dan bisa menunda jadwal, sehingga ini adalah pengecekan yang paling perlu ketelitian.
Terkait: Proses dan Utilitas pada Perpipaan Pabrik Jepang
Terkait: Flange Pasangan (Companion Flange): Siapa yang Menyediakan?
3. Prosedur Pemasangan
Jika pemasok tidak bertanggung jawab atas pemasangan, biasanya ia menyerahkan prosedur pemasangan (koji yoryosho) yang memuat hal-hal yang perlu diperhatikan saat instalasi dan metode pengelasan. Tinjau bersama tim konstruksi Anda untuk memastikan pekerjaan bisa dilakukan tanpa kesulitan. Bila ada langkah yang berisiko, bahas juga dengan bagian K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) sesuai aturan perusahaan Anda.
Jika ada gambar pemasangan atau gambar pondasi, cek posisi dan beban anchor bolt bersama desainer pondasi. Prosedur insulasi ditinjau dengan cara yang sama bersama kontraktor insulasi.
Terkait: Data Beban Peralatan untuk Desain Pondasi
4. Izin Produksi
Jika delivery specification dan gambar peralatan tidak bermasalah, Anda mengembalikannya dengan persetujuan (shonin henkyaku, disebut juga juryo henkyaku). Ini memberi izin kepada pemasok untuk membuat peralatan sesuai gambar tersebut. Hitung mundur dari tanggal pengiriman, lalu pastikan paket dikembalikan sebelum produksi harus dimulai.
Keputusan pengembalian biasanya terbagi tiga: disetujui, disetujui bersyarat, dan diajukan ulang (resubmit). Persetujuan bersyarat memungkinkan pemasok memulai produksi dengan pengertian bahwa komentar akan diperbaiki. Catat syarat yang mana, siapa yang memperbaiki, dan sampai kapan, dan tutup catatan itu hanya setelah gambar revisi menunjukkan perbaikannya.
Jika ada perubahan setelah persetujuan, pemasok menunjukkan apa yang berubah dan alasannya, dan pembeli menyetujuinya kembali. Approval drawing juga menjadi dasar penilaian saat Anda menyaksikan inspeksi di pabrik. Panduan approval drawing kami membahas kode pengembalian, stempel, dan batas waktu secara rinci.
Terkait: FAT dan SAT dengan Pemasok Jepang: Langkah dan Checklist
Delivery Specification vs. Approval Drawing vs. Gambar As-Built
Di sekitar delivery specification muncul beberapa nama yang mirip. Perbedaannya ada pada tahap proyek tempat dokumen itu berada dan kondisi peralatan yang digambarkannya. Di proyek konstruksi umum, istilah shop drawing dan as-built drawing lebih sering terdengar, tetapi untuk peralatan dari pemasok Jepang nama-nama di bawah ini yang akan Anda temui.
Paket dokumen lengkap, gambar yang sudah disetujui, dan catatan peralatan yang sudah jadi.
(nonyu shiyosho)
(shonin-zu)
(kansei-zu)
Nama dan batasnya berbeda menurut perusahaan dan pembeli. Banyak orang juga menyebut gambar "shonin-zu" sebelum gambar itu disetujui.
Delivery Specification vs. Approval Drawing
Delivery specification adalah satu berkas yang menunjukkan apa yang akan dikirim: spesifikasi, perhitungan, dan gambar. "Approval drawing" adalah nama untuk gambar dalam berkas itu yang disetujui pembeli.
Persetujuan tidak selalu terbatas pada gambar. Pedoman Acquisition, Technology & Logistics Agency (ATLA) Jepang menyebut dokumen untuk persetujuan mencakup gambar, dokumen tertulis, dan foto. Artinya, spesifikasi tertulis pun bisa menjadi objek persetujuan. Apakah proyek Anda menyetujui seluruh delivery specification atau hanya gambarnya, ditentukan oleh purchase specification atau PO.
Delivery Specification vs. Gambar As-Built
Gambar as-built (kansei-zu) menunjukkan peralatan dalam kondisi sudah jadi. Pada pekerjaan gedung dan fasilitas, gambar ini juga disebut shunko-zu. Sebaliknya, delivery specification dan approval drawing adalah dokumen sebelum produksi yang menentukan apa yang akan dibuat.
Jika dimensi atau komponen berubah selama produksi atau pemasangan, hasilnya tercermin di gambar as-built. Operasi, maintenance, dan modifikasi di masa depan mengacu pada gambar as-built. Untuk peralatan, gambar ini sering diserahkan saat pengiriman sebagai bagian dari dokumen penyelesaian (kansei tosho) bersama buku manual dan laporan uji. Contohnya, spesifikasi umum Kementerian Pertanahan, Infrastruktur, Transportasi, dan Pariwisata Jepang (MLIT) untuk pembelian peralatan telekomunikasi mewajibkan pemasok menyerahkan, paling lambat saat pengiriman selesai, satu berkas dokumen pengiriman yang berisi buku manual, laporan uji, dan foto pengiriman.
Nama Lain: Nonyu-zu dan Shiyo-zu
Kami tidak menemukan definisi nonyu-zu ("gambar pengiriman") dalam standar. Dalam praktik, anggap saja kurang lebih sama dengan gambar peralatan (nonyu-hin-zu) yang dilampirkan pada delivery specification: assembly drawing, outline drawing, dan detail aksesori.
Shiyo-zu ("gambar spesifikasi") menuangkan spesifikasi seperti model, dimensi, dan kinerja ke dalam gambar. Untuk produk standar, pemasok bisa mengirim satu lembar yang menggabungkan spesifikasi dan outline drawing dengan nama seperti nonyu shiyo-zu. Apa pun namanya, isi yang Anda cek sama. Lihat halaman sampul atau surat pengantar untuk mengetahui apakah dokumen itu diajukan untuk persetujuan.
Dokumen sektor publik Jepang memakai nama lain lagi. Spesifikasi umum MLIT menyebut spesifikasi rinci dan outline drawing yang diserahkan setelah kontrak sebagai kakunin tosho ("dokumen untuk konfirmasi"), yang diserahkan pemasok untuk memperoleh konfirmasi dari instansi.
Jika Anda Pemasok: Menyiapkannya untuk Pelanggan Jepang
Jika pelanggan Jepang meminta nonyu shiyosho, ia mengharapkan paket dokumen seperti di atas, diserahkan setelah PO dan sebelum produksi. Beberapa hal berikut membuat peninjauan lebih cepat.
- Cek di purchase specification atau PO tentang jumlah salinan, format (kertas atau PDF), dan batas waktu penyerahan, serta apakah pelanggan menyetujui seluruh paket atau hanya gambarnya.
- Tandai halaman sampul atau surat pengantar dengan jelas sebagai diajukan untuk persetujuan.
- Tunjukkan di mana setiap item daftar deviasi tercermin, berdasarkan nomor item.
- Jaga agar model, material, dan lingkup aksesori konsisten dengan quotation specification terakhir Anda. Tandai perbedaan yang berpengaruh ke harga, jangan dibiarkan ditemukan sendiri oleh pelanggan.
- Tunjukkan scope of supply di tiap interface: siapa yang menyediakan flange pasangan, gasket, baut, dan mur.
- Perbarui nomor revisi dan tanggal pada setiap pengajuan ulang agar semua orang tahu versi mana yang terbaru.
- Untuk perubahan setelah persetujuan, ajukan revisi yang menunjukkan apa yang berubah dan alasannya, lalu tunggu persetujuan sebelum membuat bagian itu.
Checklist Peninjauan Delivery Specification
Pakai daftar ini saat meninjau delivery specification dari pemasok Jepang. Jika Anda pemasoknya, daftar ini menunjukkan apa yang kemungkinan dicek pelanggan Jepang Anda.
| Cek | Bandingkan dengan / tanyakan |
|---|---|
| Model, material, dan lingkup aksesori | Revisi terakhir quotation specification |
| Setiap item daftar deviasi sudah tercermin | Daftar deviasi, item demi item |
| Kinerja yang dijamin dan masa garansi | Kontrak dan purchase specification |
| Perhitungan kinerja memenuhi duty yang diminta | Purchase specification |
| Posisi dan orientasi nozzle dan instrumen | Layout pabrik; staf operasi dan maintenance |
| Lokasi, ukuran, tipe, dan standar sambungan di tiap interface | Gambar perpipaan, listrik, dan instrumen |
| Siapa yang menyediakan flange pasangan, gasket, baut, dan mur | Scope of supply di quotation specification |
| Posisi dan beban anchor bolt | Desain pondasi |
| Prosedur pemasangan, pengelasan, dan insulasi bisa dikerjakan di lapangan | Tim konstruksi; kontraktor insulasi; bagian K3 |
| Spare part dan consumable: jumlah dan apakah sudah termasuk harga | Penawaran |
| Perubahan yang berpengaruh ke harga | Bicarakan apakah ditangani sebagai biaya tambahan |
| Tanggal pengembalian | Tanggal mulai produksi, dihitung mundur dari pengiriman |
| Syarat pada persetujuan bersyarat | Catat apa, siapa, dan sampai kapan |
Pertanyaan untuk Pemasok Jepang
Pertanyaan berikut bisa langsung disalin ke email atau minuta rapat dengan pemasok.
- Apakah dokumen ini diajukan untuk persetujuan, atau hanya sebagai referensi?
- Apakah seluruh delivery specification perlu disetujui, atau hanya gambarnya?
- Dokumen ini berdasarkan revisi quotation specification yang mana?
- Di mana setiap item daftar deviasi tercermin dalam pengajuan ini?
- Siapa yang menyediakan flange pasangan, gasket, baut, dan mur di tiap nozzle?
- Apakah ada perubahan dari penawaran yang berpengaruh ke harga atau tanggal pengiriman?
- Kapan Anda memerlukan pengembalian dari kami agar jadwal produksi tetap terjaga?
- Apa saja isi dokumen penyelesaian, dan berapa salinan yang akan Anda serahkan?
Yang Berbeda di Tiap Proyek
- Nama dokumen dan tahapnya berbeda menurut perusahaan, industri, dan pembeli. Banyak orang menyebut gambarnya "shonin-zu" bahkan sebelum disetujui.
- Apakah yang disetujui seluruh paket atau hanya gambar, bergantung pada purchase specification atau PO.
- Isi yang tercantum di sini mengacu pada peralatan pabrik. Produk katalog standar mungkin hanya disertai satu gambar spesifikasi.
- Sebutan keputusan pengembalian berbeda antarperusahaan, dan batas waktu pengembalian ditetapkan di purchase specification atau PO. Pastikan untuk setiap proyek.
- Standar flange dan standar lain yang dipakai di pabrik Anda (JIS, ASME, EN, atau SNI bila ada) perlu dipastikan dengan pemasok untuk setiap proyek.
FAQ
Apakah konyu shiyosho sama dengan kobai shiyosho?
Dalam kebanyakan kasus, ya. Konyu shiyosho dan kobai shiyosho adalah dua nama untuk purchase specification yang sama, yaitu dokumen pembeli yang menyatakan kinerja, kondisi, dan standar yang harus dipenuhi peralatan.
Apakah nonyu shiyosho sama dengan nohin shiyosho?
Kedua nama itu kadang dipakai untuk dokumen yang menunjukkan spesifikasi barang yang dikirim, dan tidak ada pembedaan yang baku. Pakailah nama yang tertulis di kontrak atau di dokumen pelanggan Anda.
Berapa salinan delivery specification yang diperlukan, dan dalam format apa?
Jumlah salinan, format (kertas atau PDF), dan batas waktu biasanya ditetapkan di purchase specification atau PO. Spesifikasi umum MLIT untuk peralatan telekomunikasi, misalnya, menyerahkan jumlah salinan dokumen pengiriman kepada spesifikasi khusus proyek. Perbarui nomor revisi dan tanggal pada setiap pengajuan ulang agar versi terbaru jelas.
Apa yang terjadi jika ada perubahan setelah persetujuan?
Pemasok mengajukan revisi yang menunjukkan apa yang berubah dan alasannya, dan membuat bagian itu hanya setelah disetujui lagi. Pedoman ATLA menyebut pengajuan revisi ini "dokumen untuk persetujuan perubahan" (henko shonin-yo tosho). Jika perubahan diminta pembeli, bicarakan juga biaya tambahan dan dampaknya pada tanggal pengiriman.
Sumber
- Dokumen untuk persetujuan (termasuk gambar, dokumen, dan foto), mulai produksi setelah persetujuan, dan dokumen untuk persetujuan perubahan: Acquisition, Technology & Logistics Agency (ATLA), Pedoman Penyusunan dan Penyerahan Dokumen dan Sampel untuk Persetujuan (bahasa Jepang)
- Dokumen untuk konfirmasi (kakunin tosho) setelah kontrak, dokumen pengiriman, dan jumlah salinan: Kementerian Pertanahan, Infrastruktur, Transportasi, dan Pariwisata (MLIT), Spesifikasi Umum Pembelian Peralatan Telekomunikasi (Maret 2021, bahasa Jepang)
- Definisi gambar penyelesaian (shunko-zu): Prefektur Shimane, Pedoman Penanganan Gambar Penyelesaian Pekerjaan Gedung (bahasa Jepang)
Artikel asli dalam bahasa JepangPanduan ini disusun dari artikel MONOSCOPE yang ditulis untuk pembaca di Jepang: 承認図と仕様書の違いは？納入仕様書・納入図・完成図を表で整理
Tentang editor
Editor MONOSCOPEFOUNDER & EDITORSekitar sepuluh tahun bekerja di produsen peralatan pabrik dan perusahaan rekayasa pabrik, menangani usulan, desain, dan uji jalan peralatan, lalu beralih ke pemasaran digital. Kini menjadi konsultan web bagi produsen B2B, membantu mereka menjelaskan produk dan teknologinya. Memegang lisensi nasional Jepang sebagai Energy Manager dan Insinyur Kepala Listrik Kelas Tiga.
Menulis blog teknik sejak 2017 (lebih dari 500 artikel) dan mengelola kanal YouTube berbahasa Jepang dengan sekitar 20.000 pelanggan. Setiap panduan ditulis dari sudut pandang lantai produksi Jepang dan diperiksa terhadap standar yang dikutip.
