Especificação de entrega (nonyu shiyosho): o que conferir
Você fez um pedido de compra a um fabricante japonês. Algumas semanas depois chega um PDF volumoso chamado nonyu shiyosho (especificação de entrega), e a capa pede a sua aprovação. À primeira vista parece a especificação de cotação que vocês já combinaram, mas não é. Depois que você devolve o documento com aprovação, o fornecedor pode começar a fabricar o equipamento exatamente como está desenhado.
Este guia explica o que é a especificação de entrega, como ela se diferencia da especificação de compra, da especificação de cotação e dos desenhos de aprovação, e o que conferir antes de devolvê-la. Ele serve para quem recebe um nonyu shiyosho de um fornecedor japonês, por exemplo numa fábrica brasileira de capital japonês, e também para quem precisa preparar um para um cliente japonês. Os códigos de devolução, os carimbos e os prazos de retorno ficam para o guia sobre desenhos de aprovação (shonin-zu).
Sumário
- O que é a especificação de entrega (nonyu shiyosho)
- Onde ela se encaixa: especificação de compra, de cotação e de entrega
- O que a especificação de entrega contém
- Como ela difere da especificação de cotação
- Quatro pontos para conferir antes de devolver
- Especificação de entrega, desenho de aprovação e desenho as built
- Se você é o fornecedor: como preparar uma para um cliente japonês
- Checklist de análise da especificação de entrega
- Onde a prática varia
- Perguntas frequentes
- Fontes
O que é a especificação de entrega (nonyu shiyosho)
A especificação de entrega é um conjunto de documentos que o fornecedor (em geral o fabricante do equipamento) envia depois que o pedido de compra foi emitido. Ela descreve as especificações e os desenhos do equipamento que será de fato entregue. Os desenhos de aprovação (shonin-zu) são, dentro desse conjunto, os desenhos que o comprador deve aprovar.
A rigor, os desenhos enviados para aprovação são os shonin-yo-zu (desenhos para aprovação), e os desenhos que o comprador aprovou e devolveu são os shonin-zu. A fabricação parte dos desenhos devolvidos. Na prática, muita gente chama os dois de "shonin-zu".
Os nomes variam conforme a empresa e o cliente. Alguns compradores aprovam e devolvem a especificação de entrega inteira, como um pacote. Outros devolvem só os desenhos, como desenhos de aprovação. A especificação de compra ou o pedido de compra costuma dizer qual é o caminho do seu projeto.
Onde ela se encaixa: especificação de compra, de cotação e de entrega
Num projeto de planta japonês, os documentos costumam seguir esta ordem. O projetista da planta emite a especificação de compra (kobai shiyosho), com o desempenho que o equipamento deve atingir, a partir dos cálculos dele. O fornecedor responde com a especificação de cotação (mitsumori shiyosho), para um equipamento escolhido segundo os critérios de projeto da própria empresa. Depois de algumas rodadas, quando as duas partes concordam com as especificações e com o preço, o comprador emite o pedido.
A especificação de entrega vem depois disso. Os vários nomes de documentos se dividem em três etapas: cotação, depois do pedido, e fabricação até a entrega.
A especificação de entrega é enviada depois do pedido e antes da fabricação. Quando volta aprovada, os desenhos dela passam a ser os desenhos de aprovação.
Os nomes dos documentos e as etapas variam conforme a empresa, o setor e o comprador. Alguns fornecedores enviam a especificação de entrega e os desenhos de aprovação juntos; outros enviam só os desenhos para aprovação.
A tabela abaixo compara as três especificações. Repare que o autor passa do comprador para o fornecedor, e que o objetivo evolui de "informar" para "chegar a um acordo" e depois para "obter permissão para fabricar".
O mesmo equipamento, três documentos, três funções diferentes.
(kobai shiyosho)
(mitsumori shiyosho)
(nonyu shiyosho)
Escopo de fornecimento (shosho) indica qual das partes fornece ou instala cada item.
O que a especificação de entrega contém
O conteúdo depende do equipamento e do que a especificação de compra pede. Uma especificação de entrega típica traz as seções abaixo, e a coluna da direita mostra o que o comprador confere em cada uma.
| Seção | O que conferir |
|---|---|
| Especificações do equipamento, condições de carga e dados de interface | Se o equipamento se encaixa no projeto de fundação e de tubulação |
| Condições de garantia | Se o desempenho garantido e o prazo de garantia estão de acordo com o contrato |
| Desenho de montagem e desenhos de detalhe de cada parte | Forma e dimensões; posição e orientação dos bocais |
| Especificações e desenhos de detalhe dos acessórios | Se instrumentos, válvulas e outros acessórios estão dentro do escopo |
| Cálculos de desempenho (capacidade) | A base que mostra que o equipamento atende ao desempenho da especificação de compra |
| Peças sobressalentes e consumíveis | Quantidades e se já estavam incluídos na cotação |
| Documentos de apoio, como procedimentos de instalação e de isolamento térmico | Se o trabalho pode mesmo ser feito no local |
Como ela difere da especificação de cotação
As especificações são basicamente as mesmas da especificação de cotação. O que a especificação de entrega acrescenta é o conteúdo que só existe depois que o projeto de detalhamento avança, além dos desenhos de detalhe dos acessórios. A especificação de cotação servia para acordar o preço. A de entrega serve para obter permissão de fabricar, e por isso merece uma análise mais cuidadosa, até os desenhos.
Compare o modelo, os materiais e o escopo dos acessórios com a revisão final da especificação de cotação. Pequenas diferenças são ajustadas dentro do preço do contrato. Se uma mudança afetar o preço, converse com o fornecedor sobre se ela deve ser tratada como custo adicional.
Se vocês combinaram exceções na etapa de cotação, elas normalmente estão numa lista de desvios (deviation list, que no Japão costuma ser abreviada para debikura). Confira cada item pelo número e veja se ele agora aparece na especificação de entrega.
A tabela a seguir é um exemplo fictício de conferência lado a lado para uma bomba.
| Item | Especificação de cotação (rev. final) | Especificação de entrega | Ação |
|---|---|---|---|
| Modelo | Modelo A-100 | Modelo A-100 | OK |
| Material da carcaça | Conforme o item 3 da lista de desvios | Igual ao item 3 da lista de desvios | OK |
| Manômetro | Incluído | Mostrado, mas voltado para a parede | Marcar: pedir para girar em direção à passarela |
| Contraflanges, parafusos, juntas | Escopo do fornecedor | Não listados | Perguntar: continuam no escopo do fornecedor? |
| Selo mecânico sobressalente | 1 jogo | 2 jogos | Perguntar: o jogo extra está incluído no preço? |
Quatro pontos para conferir antes de devolver
Ao receber uma especificação de entrega, você a analisa com quatro objetivos principais. Os quatro são pontos a resolver antes de devolver o documento com aprovação, comparando o conteúdo com os seus próprios documentos e conversando com as áreas envolvidas.
Confira cada ponto com os seus documentos e com as equipes que vão usar o equipamento.
1. Desenhos de montagem e acessórios
A especificação de entrega inclui os desenhos do equipamento (nonyu-hin-zu): um desenho de montagem que mostra o equipamento em detalhe e desenhos de detalhe dos acessórios, como os instrumentos. Use-os para imaginar como o equipamento ficará e será usado no local e peça mudanças de orientação quando for preciso.
Por exemplo, um manômetro voltado para o lado oposto ao da passarela não pode ser lido pelos operadores, e um volante de válvula do lado da parede é difícil de operar e de inspecionar. Envie os desenhos também à operação e à manutenção, e não só ao projetista, e menos problemas desse tipo passam despercebidos.
Se o equipamento for uma máquina sujeita à NR-12, leve os desenhos também à área de segurança (SESMT). Proteções, paradas de emergência e acessos de manutenção são mais fáceis de corrigir nesta etapa do que depois da fabricação. As exigências da norma devem ser confirmadas na própria NR-12 e com o fornecedor.
2. Interfaces (toriai)
Quase todo equipamento se liga a utilidades, como água, energia e vapor, ou a outras linhas de processo. Em japonês, esses pontos de conexão se chamam toriai. Confira se cada interface combina com o equipamento ou a tubulação a que se liga.
Quando o equipamento se liga a outros a montante ou a jusante, confirme a posição e o tipo de cada conexão e quem fornece parafusos, porcas e juntas. O caminho mais seguro é pedir que os projetistas de tubulação, de elétrica e de instrumentação verifiquem cada um as suas conexões.
A interface é o limite em que o equipamento do fornecedor encontra a tubulação e os cabos instalados por terceiros.
Compare quem fornece contraflanges, juntas, parafusos e porcas com o escopo de fornecimento acordado na especificação de cotação. Confira do mesmo modo as caixas de bornes elétricas e as conexões de instrumentos.
Se a norma do flange ou a classe de pressão forem diferentes, os furos dos parafusos não coincidem. Num equipamento japonês, vale perguntar qual padrão de flange foi adotado (por exemplo, JIS B 2220 ou ASME B16.5) e comparar com o padrão da tubulação da sua planta. Uma interface errada gera retrabalho na obra e pode atrasar o cronograma, por isso esta é a conferência que exige mais cuidado.
3. Procedimentos de instalação
Se o fornecedor não for responsável pela instalação, ele normalmente envia um procedimento de instalação (koji yoryosho) com os pontos de atenção da montagem e o método de soldagem. Analise-o com a equipe de obra para confirmar que o trabalho pode ser feito sem dificuldade.
Se houver desenho de instalação ou de fundação, confira a posição dos chumbadores e as cargas com os projetistas da fundação. Analise o procedimento de isolamento térmico da mesma forma, com a empresa que fará o isolamento.
4. Liberação para fabricação
Se a especificação de entrega e os desenhos do equipamento não tiverem problemas, você os devolve com aprovação (shonin henkyaku, também chamada de juryo henkyaku). Isso autoriza o fornecedor a fabricar o equipamento conforme esses desenhos. Conte para trás a partir da data de entrega e devolva o conjunto antes de a fabricação precisar começar.
As decisões de devolução costumam ser de três tipos: aprovado, aprovado com condições e reemitir. A aprovação com condições permite que o fornecedor comece a fabricar, desde que os comentários sejam tratados. Registre qual é a condição, quem a corrige e até quando, e só encerre o registro quando o desenho revisado mostrar a correção. Se algo mudar depois da aprovação, o fornecedor mostra o que mudou e por quê, e o comprador aprova de novo. Os desenhos de aprovação também servem de referência de aceitação quando você acompanha a inspeção na fábrica. Os códigos de devolução, os carimbos e os prazos ficam no guia sobre desenhos de aprovação.
Especificação de entrega, desenho de aprovação e desenho as built
Vários nomes parecidos aparecem em torno da especificação de entrega. Eles se diferenciam pela etapa do projeto a que pertencem e pelo estado do equipamento que descrevem.
O conjunto completo de documentos, os desenhos que foram aprovados e o registro do equipamento pronto.
(nonyu shiyosho)
(shonin-zu)
(kansei-zu)
Os nomes e os limites variam conforme a empresa e o comprador. Muita gente também chama os desenhos de "shonin-zu" antes de serem aprovados.
Especificação de entrega e desenho de aprovação
A especificação de entrega é um pacote que mostra o que será entregue: especificações, cálculos e desenhos. "Desenho de aprovação" é o nome dado aos desenhos desse pacote que o comprador aprova.
A aprovação nem sempre se limita a desenhos. Uma diretriz da Agência de Aquisição, Tecnologia e Logística do Japão (ATLA) define que os documentos enviados para aprovação incluem desenhos, documentos escritos e fotos. Ou seja, uma especificação escrita também pode ser objeto de aprovação. Se o seu projeto aprova a especificação de entrega inteira ou só os desenhos, quem define é a especificação de compra ou o pedido de compra.
Especificação de entrega e desenho as built
O desenho as built (kansei-zu) mostra o equipamento como ficou depois de pronto. Em obras civis e de instalações, ele também é chamado de shunko-zu. A especificação de entrega e os desenhos de aprovação, ao contrário, são documentos de antes da fabricação, que decidem o que será construído.
Se dimensões ou peças mudarem durante a fabricação ou a instalação, o desenho as built reflete o resultado. Operação, manutenção e modificações futuras dependem dele. No caso de equipamentos, ele costuma ser entregue junto com o manual de instruções e os relatórios de teste num conjunto de documentos de conclusão (kansei tosho), que no Brasil muitos chamam de databook. Como exemplo, a especificação comum que o Ministério do Território, Infraestrutura, Transportes e Turismo do Japão (MLIT) usa para comprar equipamentos de telecomunicações exige que o fornecedor entregue, até o fim da entrega, um único dossiê com o manual de instruções, os relatórios de teste e as fotos da entrega.
Outros nomes: nonyu-zu e shiyo-zu
Não encontramos nas normas uma definição de nonyu-zu ("desenho de entrega"). Na prática, trate-o como mais ou menos o mesmo que os desenhos do equipamento (nonyu-hin-zu) que acompanham a especificação de entrega: desenhos de montagem, desenhos de contorno e detalhes dos acessórios.
O shiyo-zu ("desenho de especificação") reúne num desenho as especificações, como modelo, dimensões e desempenho. Para produtos de catálogo, o fornecedor pode enviar uma única folha que junta especificações e desenho de contorno, com um nome como nonyu shiyo-zu. Seja qual for o nome, você confere o mesmo conteúdo. Olhe a capa ou a carta de envio para ver se o documento está sendo enviado para aprovação.
Os documentos do setor público japonês usam ainda outro nome. A especificação comum do MLIT chama de kakunin tosho ("documentos para confirmação") as especificações detalhadas e os desenhos de contorno enviados depois do contrato, que o fornecedor entrega para obter a confirmação do órgão.
Se você é o fornecedor: como preparar uma para um cliente japonês
Se um cliente japonês pedir um nonyu shiyosho a você, ele espera o conjunto de documentos descrito acima, enviado depois do pedido e antes da fabricação. Alguns cuidados aceleram a análise.
- Veja na especificação de compra ou no pedido de compra o número de vias, o formato (papel ou PDF) e o prazo de envio, e se o cliente aprova o conjunto inteiro ou só os desenhos.
- Marque com clareza na capa ou na carta de envio que o documento está enviado para aprovação.
- Mostre onde cada item da lista de desvios foi tratado, pelo número do item.
- Mantenha o modelo, os materiais e o escopo dos acessórios coerentes com a sua especificação de cotação final. Sinalize qualquer diferença que afete o preço, em vez de deixar o cliente descobrir.
- Mostre o escopo de fornecimento em cada interface: quem fornece contraflanges, juntas, parafusos e porcas.
- Atualize o número da revisão e a data a cada reenvio, para que todos saibam qual é a versão vigente.
- Para mudanças depois da aprovação, envie uma revisão que mostre o que mudou e por quê, e espere a aprovação antes de fabricar aquela parte.
Checklist de análise da especificação de entrega
Use esta lista ao analisar uma especificação de entrega de um fornecedor japonês. Se você é o fornecedor, ela mostra o que o seu cliente japonês provavelmente vai conferir.
| Conferir | Comparar com / perguntar |
|---|---|
| Modelo, materiais e escopo dos acessórios | Revisão final da especificação de cotação |
| Todos os itens da lista de desvios refletidos | Lista de desvios, item por item |
| Desempenho garantido e prazo de garantia | Contrato e especificação de compra |
| Cálculos de desempenho atendem ao serviço exigido | Especificação de compra |
| Posição e orientação de bocais e instrumentos | Layout da planta; operação e manutenção |
| Posição, tamanho, tipo e norma da conexão em cada interface | Desenhos de tubulação, elétrica e instrumentação |
| Quem fornece contraflanges, juntas, parafusos e porcas | Escopo de fornecimento da especificação de cotação |
| Designação dos materiais (por exemplo, SUS304 e SS400) | Equivalência com ASTM/ABNT: confirmar com o fornecedor |
| Posição e cargas dos chumbadores | Projeto de fundação |
| Procedimentos de instalação, soldagem e isolamento térmico viáveis no local | Equipe de obra; empresa de isolamento |
| Sobressalentes e consumíveis: quantidades e cobertura no preço | Cotação |
| Mudanças que afetam o preço | Discutir se serão tratadas como custo adicional |
| Data de devolução | Data de início da fabricação, contada para trás a partir da entrega |
| Condições de uma aprovação com condições | Registrar o quê, quem e até quando |
Perguntas para fazer ao fornecedor japonês
Estas perguntas evitam a maior parte dos mal-entendidos de formato e de prazo. Você pode copiá-las para o e-mail ou para a ata de reunião.
- Este documento está sendo enviado para aprovação ou só para informação?
- Vocês precisam que a especificação de entrega inteira seja aprovada, ou só os desenhos?
- Em qual revisão da especificação de cotação ele se baseia?
- Onde cada item da lista de desvios foi tratado neste envio?
- Quem fornece contraflanges, juntas, parafusos e porcas em cada bocal?
- Alguma mudança em relação à cotação afeta o preço ou o prazo de entrega?
- Até quando vocês precisam da nossa devolução para manter o cronograma de fabricação?
- O que os documentos de conclusão vão incluir e quantas vias vocês entregarão?
Onde a prática varia
- Os nomes dos documentos e as etapas diferem conforme a empresa, o setor e o comprador. Muita gente chama os desenhos de "shonin-zu" mesmo antes da aprovação, e algumas empresas brasileiras chamam o desenho aprovado e devolvido de "desenho certificado".
- Se o conjunto inteiro ou só os desenhos são aprovados depende da especificação de compra ou do pedido de compra.
- O conteúdo listado aqui reflete equipamentos de planta. Produtos de catálogo podem vir com uma única folha de desenho de especificação.
- Os nomes das decisões de devolução variam conforme a empresa, e os prazos de devolução são definidos na especificação de compra ou no pedido de compra. Confirme-os em cada projeto.
- No Brasil, os padrões de flange e as designações de material do equipamento japonês podem diferir dos usados na sua planta. Confirme a correspondência com ABNT, ASME ou ASTM diretamente com o fornecedor, sem presumir que sejam idênticos.
Perguntas frequentes
Konyu shiyosho é o mesmo que kobai shiyosho?
Na maioria dos casos, sim. Konyu shiyosho e kobai shiyosho são dois nomes para a mesma especificação de compra: o documento do comprador que define o desempenho, as condições e as normas que o equipamento deve atender.
Nonyu shiyosho é o mesmo que nohin shiyosho?
Os dois nomes às vezes são usados para um documento que mostra as especificações do que foi entregue, e não há distinção fixa entre eles. Use o nome que aparece no contrato ou nos documentos do próprio cliente.
Quantas vias da especificação de entrega são exigidas e em que formato?
A especificação de compra ou o pedido de compra costuma definir o número de vias, o formato (papel ou PDF) e o prazo. A especificação comum do MLIT para equipamentos de telecomunicações, por exemplo, deixa o número de vias dos documentos de entrega para a especificação especial do projeto. Atualize o número da revisão e a data a cada reenvio, para que a versão mais recente fique clara.
O que acontece se algo mudar depois da aprovação?
O fornecedor envia uma revisão que mostra o que mudou e por quê, e só fabrica aquela parte depois de uma nova aprovação. A diretriz da ATLA chama esse novo envio de "documento para aprovação de mudança" (henko shonin-yo tosho). Se foi o comprador quem pediu a mudança, converse também sobre o custo adicional e o impacto no prazo de entrega.
Fontes
- Documentos para aprovação (incluindo desenhos, documentos e fotos), início da fabricação depois da aprovação e documentos para aprovação de mudança: Agência de Aquisição, Tecnologia e Logística do Japão (ATLA), diretriz para elaboração e envio de documentos e amostras para aprovação (em japonês)
- Documentos para confirmação (kakunin tosho) enviados depois do contrato, documentos de entrega e número de vias: Ministério do Território, Infraestrutura, Transportes e Turismo do Japão (MLIT), especificação comum para compra de equipamentos de telecomunicações (março de 2021, em japonês)
- Definição de desenhos de conclusão (shunko-zu): Província de Shimane, diretrizes para o tratamento de desenhos de conclusão de obras de edificação (em japonês)
Artigo original em japonêsEste guia se baseia em um artigo do MONOSCOPE escrito para leitores no Japão: 承認図と仕様書の違いは？納入仕様書・納入図・完成図を表で整理
Sobre a redação
Redação do MONOSCOPEFOUNDER & EDITORCerca de dez anos de atuação em um fabricante de equipamentos industriais e em uma empresa de engenharia de plantas, com propostas, projeto e comissionamento de equipamentos, seguidos da migração para o marketing digital. Hoje presta consultoria web a fabricantes B2B, ajudando-os a explicar com clareza seus produtos e tecnologias. Possui as licenças nacionais japonesas de Energy Manager e de Engenheiro-Chefe de Eletricidade de Terceira Classe.
Mantém um blog de engenharia desde 2017 (mais de 500 artigos) e um canal no YouTube em japonês com cerca de 20 mil inscritos. Cada guia é escrito do ponto de vista do chão de fábrica japonês e conferido com as normas citadas.
