Delivery Specification คืออะไร: จุดที่ต้องตรวจก่อนอนุมัติ

คุณสั่งซื้อเครื่องจักรจากผู้ผลิตญี่ปุ่นไปแล้ว ผ่านไปไม่กี่สัปดาห์ก็ได้รับไฟล์ PDF หนา ๆ ชื่อ Delivery Specification (nonyu shiyosho) หน้าปกขอให้คุณอนุมัติ ดูผ่าน ๆ เหมือนเอกสารสเปกที่ตกลงกันไปแล้วตอนเสนอราคา แต่ไม่ใช่ เมื่อคุณส่งคืนพร้อมอนุมัติ ผู้ขายจะเริ่มผลิตเครื่องตามแบบที่เห็นทันที

บทความนี้อธิบายว่า Delivery Specification คืออะไร ต่างจาก Purchase Specification, Quotation Specification และ Approval Drawing อย่างไร และควรตรวจอะไรก่อนส่งคืน เขียนสำหรับวิศวกรและเจ้าหน้าที่จัดซื้อในโรงงานที่ต้องรับเอกสารนี้จากผู้ผลิตญี่ปุ่น หรือต้องจัดทำส่งให้ลูกค้าญี่ปุ่น ส่วนรหัสการส่งคืน ตราประทับ และกำหนดส่งคืน ดูเพิ่มในคู่มือเรื่อง Approval Drawing (shonin-zu)

สารบัญ

1. Delivery Specification (nonyu shiyosho) คืออะไร
2. ตำแหน่งในลำดับเอกสาร: Purchase, Quotation และ Delivery Specification
3. เนื้อหาใน Delivery Specification
4. ต่างจาก Quotation Specification อย่างไร
5. 4 สิ่งที่ต้องตรวจก่อนส่งคืน
6. Delivery Specification, Approval Drawing และ As-built Drawing ต่างกันอย่างไร
7. ถ้าคุณเป็นผู้ขาย: ส่ง Delivery Specification ให้ลูกค้าญี่ปุ่น
8. นำไปใช้ได้ทันที: เช็กลิสต์ตรวจ Delivery Specification
9. ข้อที่แนวปฏิบัติต่างกันได้
10. คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
11. แหล่งอ้างอิง

Delivery Specification (nonyu shiyosho) คืออะไร

Delivery Specification คือเอกสารชุดที่ผู้ขาย (ส่วนใหญ่คือผู้ผลิตเครื่อง) ส่งมาหลังจากออกใบสั่งซื้อแล้ว ในเอกสารมีสเปกและแบบของเครื่องที่จะส่งมอบจริง ส่วน Approval Drawing (shonin-zu) คือแบบในชุดนี้ที่ผู้ซื้อต้องอนุมัติ

พูดให้ตรงจริง ๆ แบบที่ส่งมาขออนุมัติเรียกว่า shonin-yo-zu ส่วนแบบที่ผู้ซื้ออนุมัติแล้วส่งคืนเรียกว่า shonin-zu และการผลิตเริ่มจากแบบที่ส่งคืนนี้ แต่ในงานจริง หลายคนเรียกทั้งสองแบบว่า "shonin-zu" หรือ Approval Drawing

ชื่อเรียกต่างกันไปตามบริษัทและลูกค้า ลูกค้าบางรายอนุมัติและส่งคืนทั้งชุดของ Delivery Specification ส่วนบางรายส่งคืนเฉพาะแบบในชื่อ Approval Drawing โดยปกติ Purchase Specification หรือใบสั่งซื้อ (PO) จะระบุไว้ว่าโครงการของคุณใช้แบบไหน

ตำแหน่งในลำดับเอกสาร: Purchase, Quotation และ Delivery Specification

ในโครงการโรงงานของญี่ปุ่น เอกสารมักเดินตามลำดับนี้ ผู้ออกแบบโรงงานเขียน Purchase Specification (kobai shiyosho) ระบุสมรรถนะที่เครื่องต้องทำได้ ตามผลการคำนวณของผู้ออกแบบ ผู้ขายตอบกลับด้วย Quotation Specification (mitsumori shiyosho) สำหรับเครื่องที่เลือกตามมาตรฐานการออกแบบของตนเอง เมื่อแลกเปลี่ยนเอกสารกันหลายรอบจนตกลงสเปกและราคาได้ ผู้ซื้อจึงออกใบสั่งซื้อ

Delivery Specification มาหลังจากนั้น เอกสารมีชื่อเรียกมาก แต่แบ่งได้เป็น 3 ช่วง คือ ช่วงใบเสนอราคา ช่วงหลังสั่งซื้อ และช่วงผลิตจนถึงส่งมอบ

ภาพที่ 1: ชื่อเอกสารและลำดับที่ปรากฏ

Delivery Specification ส่งหลังสั่งซื้อและก่อนผลิต เมื่อส่งคืนพร้อมอนุมัติแล้ว แบบในชุดนี้จะกลายเป็น Approval Drawing

ช่วงใบเสนอราคา

01 ผู้ซื้อPurchase Specification (kobai shiyosho)ระบุสมรรถนะ เงื่อนไข และมาตรฐานที่เครื่องต้องเป็นตามนั้น

02 ผู้ขายQuotation Specification (mitsumori shiyosho)สเปกของเครื่องที่เลือกและขอบเขตของราคา ส่งมาพร้อมใบเสนอราคา

03 ผู้ซื้อใบสั่งซื้อ (PO)ออกเมื่อตกลงสเปกและราคากันแล้ว

หลังสั่งซื้อ (ก่อนผลิต)

04 ผู้ขาย ส่งเพื่อขออนุมัติDelivery Specification และแบบอุปกรณ์สเปกและแบบรายละเอียดของเครื่องที่จะส่งมอบ ส่งมาเพื่อขออนุมัติ

05 ผู้ซื้อ → ผู้ขายขีดแก้สีแดงและแก้ไขแบบผู้ซื้อเขียนคอมเมนต์ด้วยสีแดง ผู้ขายแก้แล้วส่งใหม่

06 ผู้ซื้อ อนุมัติแล้วส่งคืนพร้อมอนุมัติ (Approval Drawing)แบบ (หรือเอกสารทั้งชุด) ที่ส่งคืนว่าอนุมัติแล้ว เริ่มผลิตได้

ผลิตจนถึงส่งมอบ

07 ผู้ขายผลิตและตรวจสอบผลิตตาม Approval Drawing และตรวจที่โรงงาน

08 ผู้ขายAs-built Drawing และเอกสารส่งมอบงานแบบฉบับสุดท้ายของเครื่องที่ทำเสร็จแล้ว มักส่งพร้อมคู่มือและรายงานการทดสอบ

ชื่อเอกสารและการแบ่งช่วงต่างกันไปตามบริษัท อุตสาหกรรม และลูกค้า ผู้ขายบางรายส่ง Delivery Specification กับ Approval Drawing มาด้วยกัน บางรายส่งเฉพาะแบบเพื่อขออนุมัติ

ตารางด้านล่างเปรียบเทียบสเปกทั้ง 3 ชนิด ให้สังเกตว่าผู้จัดทำย้ายจากผู้ซื้อไปเป็นผู้ขาย และวัตถุประสงค์เปลี่ยนจาก "แจ้งให้รู้" เป็น "ตกลงกัน" และ "ขออนุญาตผลิต"

ภาพที่ 2: Purchase, Quotation และ Delivery Specification

เครื่องเดียวกัน แต่มีเอกสาร 3 ชุด และแต่ละชุดมีหน้าที่ต่างกัน

เอกสาร

ผู้จัดทำ

ช่วงเวลา

วัตถุประสงค์

Purchase Specification
(kobai shiyosho)

ผู้ซื้อ (ผู้ออกแบบโรงงาน)

ตอนขอใบเสนอราคา

แจ้งผู้ขายถึงสเปก เงื่อนไข และขอบเขตการจัดหาที่ต้องการ ให้ทุกรายเสนอราคาบนเงื่อนไขเดียวกัน

Quotation Specification
(mitsumori shiyosho)

ผู้ขาย (ผู้ผลิตเครื่อง)

พร้อมใบเสนอราคา

แสดงสเปกของเครื่องที่เลือก เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายตกลงสเปกและราคาได้

Delivery Specification
(nonyu shiyosho)

ผู้ขาย (ผู้ผลิตเครื่อง)

หลังใบสั่งซื้อ

แสดงสเปกและแบบรายละเอียดของเครื่องที่ส่งมอบจริง เมื่อส่งคืนพร้อมอนุมัติ ผู้ขายก็เริ่มผลิตได้

Scope of Supply (shosho) คือการระบุว่าฝ่ายใดเป็นผู้จัดหาหรือติดตั้งแต่ละรายการ

เนื้อหาใน Delivery Specification

เนื้อหาขึ้นกับชนิดของเครื่องและสิ่งที่ Purchase Specification กำหนด ตัวอย่างทั่วไปมีหัวข้อตามตารางด้านล่าง คอลัมน์ขวาคือสิ่งที่ผู้ซื้อต้องตรวจในแต่ละหัวข้อ

หัวข้อ	สิ่งที่ต้องตรวจ
สเปกเครื่อง เงื่อนไขน้ำหนักบรรทุก (load) และรายละเอียดจุดเชื่อมต่อ (interface)	เครื่องเข้ากับการออกแบบฐานรากและท่อหรือไม่
เงื่อนไขการรับประกัน (guarantee)	สมรรถนะที่รับประกันและระยะเวลารับประกันตรงกับสัญญาหรือไม่
Assembly Drawing และแบบรายละเอียดของแต่ละชิ้นส่วน	รูปร่างและขนาด ตำแหน่งและทิศทางของ Nozzle
สเปกและแบบรายละเอียดของอุปกรณ์ประกอบ (accessories)	เครื่องมือวัด วาล์ว และอุปกรณ์อื่นอยู่ในขอบเขตหรือไม่
ใบคำนวณสมรรถนะ (capacity calculation)	เป็นหลักฐานว่าเครื่องได้สมรรถนะตาม Purchase Specification
อะไหล่สำรองและวัสดุสิ้นเปลือง	จำนวน และรวมอยู่ในใบเสนอราคาแล้วหรือไม่
เอกสารประกอบ เช่น วิธีการติดตั้งและวิธีการหุ้มฉนวน	หน้างานทำตามได้จริงหรือไม่

ต่างจาก Quotation Specification อย่างไร

สเปกโดยหลักแล้วเหมือนกับ Quotation Specification สิ่งที่ Delivery Specification เพิ่มเข้ามาคือเนื้อหาที่เขียนได้เมื่อการออกแบบรายละเอียดคืบหน้าแล้วเท่านั้น และแบบรายละเอียดของอุปกรณ์ประกอบ Quotation Specification มีไว้ตกลงราคา แต่ Delivery Specification มีไว้ขออนุญาตผลิต จึงต้องตรวจละเอียดกว่า รวมถึงตัวแบบด้วย

ให้เทียบรุ่น วัสดุ และขอบเขตอุปกรณ์ประกอบกับฉบับสุดท้าย (final revision) ของ Quotation Specification ความต่างเล็กน้อยให้ปรับภายในราคาตามสัญญา ถ้าการเปลี่ยนแปลงกระทบราคา ให้คุยกับผู้ขายว่าควรคิดเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มหรือไม่

หากตอนเสนอราคาเคยตกลงข้อยกเว้นกันไว้ มักจะอยู่ใน Deviation List (ในญี่ปุ่นเรียกย่อว่า debikura) ให้ตรวจทีละรายการตามเลขที่ ว่าถูกนำมาใส่ใน Delivery Specification แล้ว

ตัวอย่างสมมติของการตรวจเทียบสำหรับปั๊มมีดังนี้

รายการ	Quotation Specification (final rev.)	Delivery Specification	สิ่งที่ต้องทำ
รุ่น	Model A-100	Model A-100	OK
วัสดุตัวเรือน (casing)	ตาม Deviation List ข้อ 3	เหมือน Deviation List ข้อ 3	OK
เกจวัดความดัน	รวมอยู่แล้ว	มีในแบบ แต่หันหน้าเข้าผนัง	ขีดแก้: ขอให้หมุนหันไปทางทางเดิน
Companion Flange, โบลต์, ประเก็น	ผู้ขายจัดหา	ไม่ได้ระบุ	สอบถาม: ยังอยู่ในขอบเขตของผู้ขายหรือไม่
Mechanical Seal อะไหล่สำรอง	1 ชุด	2 ชุด	สอบถาม: ชุดที่เพิ่มรวมอยู่ในราคาหรือไม่

4 สิ่งที่ต้องตรวจก่อนส่งคืน

เมื่อได้รับ Delivery Specification ให้ตรวจโดยมีจุดประสงค์หลัก 4 ข้อ ทั้งสี่ข้อเป็นเรื่องที่ต้องเคลียร์ก่อนส่งคืนพร้อมอนุมัติ โดยเทียบเนื้อหากับเอกสารของคุณเองและสอบถามฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

ภาพที่ 3: 4 จุดที่ต้องตรวจก่อนส่งคืนพร้อมอนุมัติ

ตรวจแต่ละข้อเทียบกับเอกสารของคุณ และสอบถามทีมที่จะใช้งานเครื่อง

แบบและอุปกรณ์ประกอบตำแหน่งและทิศทางของ Nozzle และเครื่องมือวัด เทียบกับ Quotation Specification และ Deviation List

จุดเชื่อมต่อ (Interface)ตำแหน่ง ชนิด และขอบเขตของแต่ละจุดต่อ เทียบกับแบบท่อ ไฟฟ้า และ Instrument

วิธีการติดตั้งวิธีติดตั้ง เชื่อม และหุ้มฉนวน ตรวจร่วมกับทีมก่อสร้างและผู้ออกแบบฐานราก

อนุญาตให้ผลิตส่งคืนก่อนถึงกำหนดเริ่มผลิต ถ้าอนุมัติแบบมีเงื่อนไข ให้บันทึกเงื่อนไขไว้

1. Assembly Drawing และอุปกรณ์ประกอบ

Delivery Specification มีแบบอุปกรณ์ (nonyu-hin-zu) แนบมาด้วย ได้แก่ Assembly Drawing ที่แสดงรายละเอียดของเครื่อง และแบบรายละเอียดของอุปกรณ์ประกอบ เช่น เครื่องมือวัด ให้ใช้แบบเหล่านี้จินตนาการว่าเครื่องจะตั้งและใช้งานที่หน้างานอย่างไร แล้วขอให้เปลี่ยนทิศทางการวางตำแหน่ง (orientation) ตามความจำเป็น

ตัวอย่างเช่น เกจวัดความดันที่หันออกจากทางเดิน ผู้ปฏิบัติงานจะอ่านค่าไม่ได้ ส่วนมือหมุนวาล์วที่อยู่ด้านผนังจะใช้งานและตรวจเช็กได้ยาก ส่งแบบให้ฝ่ายผลิตและฝ่ายซ่อมบำรุงดูด้วย ไม่ใช่แค่ผู้ออกแบบ ปัญหาแบบนี้จะหลุดน้อยลง

2. จุดเชื่อมต่อ (Interface / toriai)

เครื่องแทบทุกเครื่องต้องต่อกับสาธารณูปโภค เช่น น้ำ ไฟฟ้า ไอน้ำ หรือต่อกับสายโพรเซสอื่น ภาษาญี่ปุ่นเรียกจุดเชื่อมต่อเหล่านี้ว่า toriai ให้ตรวจว่าแต่ละ Interface ตรงกันกับเครื่องหรือท่อที่จะมาต่อ

ถ้าเครื่องต่อกับอุปกรณ์ก่อนหน้าหรือถัดไป ให้ยืนยันตำแหน่งและชนิดของแต่ละจุดต่อ รวมถึงว่าใครเป็นผู้จัดหาโบลต์ น็อต และประเก็น วิธีที่เชื่อถือได้ที่สุดคือให้ผู้ออกแบบท่อ ไฟฟ้า และ Instrument ตรวจจุดต่อของตัวเองคนละส่วน

ภาพที่ 4: จุดที่ต้องตรวจ Interface

Interface คือรอยต่อที่เครื่องของผู้ขายมาพบกับท่อและสายเคเบิลที่ผู้อื่นติดตั้ง

ให้ตรวจว่าใครเป็นผู้จัดหา Companion Flange ประเก็น โบลต์ และน็อต โดยเทียบกับ Scope of Supply ที่ตกลงไว้ใน Quotation Specification ส่วน terminal box ทางไฟฟ้าและจุดต่อของ Instrument ก็ตรวจแบบเดียวกัน

ถ้ามาตรฐานหน้าแปลน (เช่น JIS หรือ ASME) หรือระดับความดันต่างกัน รูโบลต์จะไม่ตรงกัน ควรยืนยันมาตรฐานและระดับความดันของแต่ละจุดต่อกับผู้ผลิตและผู้ออกแบบท่อให้ชัดเจน ถ้า Interface ผิด จะต้องแก้งานระหว่างก่อสร้างและอาจทำให้แผนงานล่าช้า นี่จึงเป็นการตรวจที่ต้องระวังที่สุด

3. วิธีการติดตั้ง (Installation Procedure / koji yoryosho)

ถ้าผู้ขายไม่ได้รับผิดชอบงานติดตั้ง ปกติผู้ขายจะส่งเอกสารวิธีการติดตั้ง (koji yoryosho) ซึ่งบอกข้อควรระวังระหว่างติดตั้งและวิธีเชื่อม ให้ตรวจร่วมกับทีมก่อสร้างของคุณ เพื่อยืนยันว่าทำงานได้จริงโดยไม่ติดขัด

ถ้ามีแบบการติดตั้งหรือแบบฐานราก ให้ตรวจตำแหน่ง Anchor Bolt และน้ำหนักบรรทุกร่วมกับผู้ออกแบบฐานราก ส่วนวิธีการหุ้มฉนวน ให้ตรวจกับผู้รับเหมางานฉนวนในลักษณะเดียวกัน

4. อนุญาตให้ผลิต (Release for Fabrication)

ถ้า Delivery Specification และแบบอุปกรณ์ไม่มีปัญหา ให้ส่งคืนพร้อมอนุมัติ (shonin henkyaku หรือที่เรียกอีกอย่างว่า juryo henkyaku) การส่งคืนนี้อนุญาตให้ผู้ขายผลิตเครื่องตามแบบเหล่านั้น ให้นับย้อนจากวันส่งมอบ แล้วส่งคืนก่อนถึงวันที่ต้องเริ่มผลิต

ผลการพิจารณาที่ส่งคืนมักแบ่งเป็น 3 แบบ คือ อนุมัติ อนุมัติแบบมีเงื่อนไข และส่งใหม่ (Resubmit) การอนุมัติแบบมีเงื่อนไขทำให้ผู้ขายเริ่มผลิตได้ โดยเข้าใจกันว่าจะแก้ตามคอมเมนต์ ให้บันทึกว่าเงื่อนไขข้อไหน ใครเป็นผู้แก้ และภายในเมื่อไร และปิดรายการเมื่อแบบฉบับแก้ไขแสดงว่าแก้แล้วเท่านั้น

ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงหลังอนุมัติ ผู้ขายต้องแสดงว่าเปลี่ยนอะไรและเพราะอะไร แล้วผู้ซื้ออนุมัติอีกครั้ง นอกจากนี้ Approval Drawing ยังเป็นเกณฑ์ตัดสินตอนไปร่วมตรวจรับที่โรงงาน รหัสการส่งคืน ตราประทับ และกำหนดส่งคืน อธิบายละเอียดในคู่มือ Approval Drawing

Delivery Specification, Approval Drawing และ As-built Drawing ต่างกันอย่างไร

รอบ ๆ Delivery Specification มีชื่อคล้ายกันหลายชื่อ สิ่งที่ต่างกันคืออยู่ในช่วงไหนของโครงการ และบอกสภาพของเครื่องในช่วงไหน

ภาพที่ 5: Delivery Specification, Approval Drawing และ As-built Drawing

เอกสารทั้งชุด แบบที่ได้รับอนุมัติแล้ว และบันทึกสภาพของเครื่องที่สร้างเสร็จ

Delivery Specification
(nonyu shiyosho)

Approval Drawing
(shonin-zu)

As-built Drawing
(kansei-zu)

ช่วงเวลา

หลังสั่งซื้อ ก่อนผลิต

ก่อนผลิต (หลังอนุมัติและส่งคืนแล้ว)

หลังผลิตและติดตั้งเสร็จ

เนื้อหา

สเปก ใบคำนวณ Assembly Drawing และแบบรายละเอียด วิธีการติดตั้ง

แบบที่ได้รับอนุมัติแล้ว

แบบฉบับสุดท้ายที่แสดงสภาพเครื่องที่ทำเสร็จ

สถานะการอนุมัติ

ส่งมาเพื่อขออนุมัติ

ผู้ซื้ออนุมัติแล้ว

บันทึกสภาพที่ทำเสร็จ โดยอ้างอิงจาก Approval Drawing

บทบาท

กำหนดและยืนยันว่าจะส่งมอบอะไร

บันทึกข้อตกลงว่าให้ผลิตตามแบบนี้

ใช้อ้างอิงตอนเดินเครื่อง ซ่อมบำรุง และดัดแปลงในอนาคต

ชื่อเรียกและการแบ่งช่วงต่างกันไปตามบริษัทและลูกค้า หลายคนยังเรียกแบบว่า "shonin-zu" ตั้งแต่ก่อนได้รับอนุมัติ

Delivery Specification กับ Approval Drawing

Delivery Specification คือเอกสารทั้งชุดที่แสดงว่าจะส่งมอบอะไร ประกอบด้วยสเปก ใบคำนวณ และแบบ ส่วน "Approval Drawing" คือชื่อเรียกแบบในชุดนั้นที่ผู้ซื้ออนุมัติ

การอนุมัติไม่ได้จำกัดอยู่แค่แบบเสมอไป แนวปฏิบัติของ ATLA (สำนักงานจัดหายุทโธปกรณ์ เทคโนโลยี และโลจิสติกส์ของญี่ปุ่น) ระบุว่าเอกสารที่ส่งขออนุมัติรวมถึงแบบ เอกสาร และภาพถ่าย กล่าวอีกอย่างคือ เอกสารสเปกที่เป็นตัวหนังสือก็เป็นเป้าหมายของการอนุมัติได้ โครงการของคุณอนุมัติทั้ง Delivery Specification หรือเฉพาะแบบ ให้ดูที่ Purchase Specification หรือใบสั่งซื้อ

Delivery Specification กับ As-built Drawing

As-built Drawing (kansei-zu) แสดงเครื่องตามสภาพที่สร้างเสร็จ ในงานก่อสร้างอาคารและระบบสาธารณูปโภคจะเรียกว่า shunko-zu ส่วน Delivery Specification และ Approval Drawing เป็นเอกสารก่อนผลิต ที่กำหนดว่าจะสร้างอะไร

ถ้าขนาดหรือชิ้นส่วนเปลี่ยนระหว่างผลิตหรือติดตั้ง ผลลัพธ์จะถูกบันทึกใน As-built Drawing การเดินเครื่อง ซ่อมบำรุง และดัดแปลงในอนาคตต้องอาศัย As-built Drawing สำหรับเครื่องจักร มักส่งมอบตอนส่งของเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารส่งมอบงานเสร็จ (kansei tosho) พร้อมคู่มือและรายงานการทดสอบ

ตัวอย่างเช่น ข้อกำหนดกลางสำหรับการจัดซื้ออุปกรณ์โทรคมนาคมของ MLIT (กระทรวงที่ดิน โครงสร้างพื้นฐาน การคมนาคมและการท่องเที่ยวของญี่ปุ่น) กำหนดให้ผู้ขายส่งแฟ้มส่งมอบเล่มเดียวภายในการส่งมอบ ซึ่งมีคู่มือ รายงานการทดสอบ และภาพถ่ายการส่งมอบ

ชื่ออื่นที่พบ: nonyu-zu และ shiyo-zu

เราไม่พบนิยามของ nonyu-zu ("delivery drawing") ในมาตรฐาน ในงานจริงให้ถือว่าใกล้เคียงกับแบบอุปกรณ์ (nonyu-hin-zu) ที่แนบกับ Delivery Specification เช่น Assembly Drawing, Outline Drawing และรายละเอียดอุปกรณ์ประกอบ

Shiyo-zu ("specification drawing") คือแบบที่เอาสเปก เช่น รุ่น ขนาด และสมรรถนะ มาใส่ในแบบ สำหรับสินค้ามาตรฐาน ผู้ขายอาจส่งแบบแผ่นเดียวที่รวมสเปกและ Outline Drawing ไว้ด้วยกัน ภายใต้ชื่ออย่าง nonyu shiyo-zu ไม่ว่าชื่อจะเป็นอะไร สิ่งที่ต้องตรวจก็เหมือนกัน ให้ดูที่หน้าปกหรือใบนำส่งว่าเอกสารนี้ส่งมาเพื่อขออนุมัติหรือไม่

เอกสารของหน่วยงานรัฐญี่ปุ่นใช้ชื่ออีกแบบหนึ่ง ข้อกำหนดกลางของ MLIT เรียกสเปกรายละเอียดและ Outline Drawing ที่ส่งหลังทำสัญญาว่า kakunin tosho (เอกสารเพื่อยืนยัน) ซึ่งผู้ขายส่งเพื่อขอการยืนยันจากหน่วยงาน

ถ้าคุณเป็นผู้ขาย: ส่ง Delivery Specification ให้ลูกค้าญี่ปุ่น

ถ้าลูกค้าญี่ปุ่นขอ nonyu shiyosho จากคุณ ลูกค้าจะคาดหวังเอกสารชุดตามที่อธิบายข้างต้น ส่งหลังสั่งซื้อและก่อนผลิต ข้อต่อไปนี้ช่วยให้ลูกค้าตรวจได้เร็วขึ้น

• ดู Purchase Specification หรือใบสั่งซื้อว่าระบุจำนวนชุด รูปแบบ (กระดาษหรือ PDF) และกำหนดส่งไว้อย่างไร และลูกค้าอนุมัติทั้งชุดหรือเฉพาะแบบ
• ระบุที่หน้าปกหรือใบนำส่งให้ชัดว่าส่งมาเพื่อขออนุมัติ
• แสดงว่าแต่ละรายการใน Deviation List ถูกนำมาใส่ไว้ตรงไหน โดยอ้างด้วยเลขที่รายการ
• ให้รุ่น วัสดุ และขอบเขตอุปกรณ์ประกอบสอดคล้องกับ Quotation Specification ฉบับสุดท้าย ถ้ามีความต่างที่กระทบราคา ให้แจ้งเอง อย่าปล่อยให้ลูกค้าไปพบเอง
• แสดง Scope of Supply ที่แต่ละ Interface ว่าใครจัดหา Companion Flange ประเก็น โบลต์ และน็อต
• อัปเดตเลข Revision และวันที่ทุกครั้งที่ส่งใหม่ เพื่อให้รู้ว่าฉบับไหนเป็นฉบับล่าสุด
• ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงหลังอนุมัติ ให้ส่งฉบับแก้ไขที่แสดงว่าเปลี่ยนอะไรและเพราะอะไร แล้วรอการอนุมัติก่อนผลิตส่วนนั้น

นำไปใช้ได้ทันที: เช็กลิสต์ตรวจ Delivery Specification

ใช้รายการนี้เมื่อตรวจ Delivery Specification จากผู้ขายญี่ปุ่น ถ้าคุณเป็นผู้ขาย รายการนี้ก็แสดงสิ่งที่ลูกค้าญี่ปุ่นมีแนวโน้มจะตรวจ

ตรวจอะไร	เทียบกับอะไร / ถามอะไร
รุ่น วัสดุ และขอบเขตอุปกรณ์ประกอบ	Quotation Specification ฉบับสุดท้าย
ทุกรายการใน Deviation List ถูกนำมาใส่แล้ว	Deviation List ตรวจทีละรายการ
สมรรถนะที่รับประกันและระยะเวลารับประกัน	สัญญาและ Purchase Specification
ใบคำนวณสมรรถนะตรงกับ duty ที่ต้องการ	Purchase Specification
ตำแหน่งและทิศทางของ Nozzle และเครื่องมือวัด	Plant Layout และฝ่ายผลิต/ซ่อมบำรุง
ตำแหน่ง ขนาด ชนิด และมาตรฐานของการเชื่อมต่อที่แต่ละ Interface	แบบท่อ ไฟฟ้า และ Instrument
ใครจัดหา Companion Flange ประเก็น โบลต์ และน็อต	Scope of Supply ใน Quotation Specification
ตำแหน่ง Anchor Bolt และน้ำหนักบรรทุก	การออกแบบฐานราก
วิธีติดตั้ง เชื่อม และหุ้มฉนวน ทำได้จริงที่หน้างาน	ทีมก่อสร้าง และผู้รับเหมางานฉนวน
อะไหล่สำรองและวัสดุสิ้นเปลือง: จำนวนและการรวมในราคา	ใบเสนอราคา
การเปลี่ยนแปลงที่กระทบราคา	คุยว่าจะคิดเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มหรือไม่
วันส่งคืน	วันเริ่มผลิตที่นับย้อนจากวันส่งมอบ
เงื่อนไขของการอนุมัติแบบมีเงื่อนไข	บันทึกว่าอะไร ใคร ภายในเมื่อไร

คำถามที่ควรถามฝั่งญี่ปุ่น

• เอกสารนี้ส่งมาเพื่อขออนุมัติ หรือเพื่อทราบเท่านั้น
• ต้องให้อนุมัติ Delivery Specification ทั้งชุด หรือเฉพาะแบบ
• เอกสารนี้อ้างอิง Quotation Specification ฉบับ (Revision) ไหน
• แต่ละรายการใน Deviation List ถูกนำมาใส่ไว้ตรงไหนในเอกสารชุดนี้
• ที่ Nozzle แต่ละจุด ใครเป็นผู้จัดหา Companion Flange ประเก็น โบลต์ และน็อต
• มีสิ่งใดที่เปลี่ยนจากใบเสนอราคาและกระทบราคาหรือวันส่งมอบหรือไม่
• ต้องได้รับคำตอบจากเราเมื่อไร เพื่อให้แผนการผลิตไม่สะดุด
• เอกสารส่งมอบงานเสร็จจะมีอะไรบ้าง และจะส่งมอบกี่ชุด

ตัวอย่างข้อความภาษาอังกฤษสั้น ๆ ที่ใช้ส่งถึงผู้ขายได้เลย

• "Thank you for the delivery specification. Could you confirm whether this submission is for approval or for reference only, and which revision of the quotation specification it is based on?"
• "Please confirm who supplies the companion flanges, gaskets, bolts, and nuts at each nozzle. Also, when do you need our approval to keep the fabrication schedule?"

ข้อที่แนวปฏิบัติต่างกันได้

• ชื่อเอกสารและการแบ่งช่วงต่างกันไปตามบริษัท อุตสาหกรรม และลูกค้า หลายคนเรียกแบบว่า "shonin-zu" ตั้งแต่ก่อนอนุมัติ
• จะอนุมัติทั้งชุดหรือเฉพาะแบบ ขึ้นกับ Purchase Specification หรือใบสั่งซื้อ
• เนื้อหาที่ยกมาในบทความนี้เป็นของเครื่องจักรในโรงงานโพรเซส สินค้ามาตรฐานตามแค็ตตาล็อกอาจมีแค่แบบสเปกแผ่นเดียว
• ชื่อเรียกผลการพิจารณาต่างกันไปตามบริษัท และกำหนดส่งคืนระบุไว้ใน Purchase Specification หรือใบสั่งซื้อ ควรยืนยันทุกโครงการ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

konyu shiyosho เหมือนกับ kobai shiyosho หรือไม่

ส่วนใหญ่เหมือนกัน Konyu shiyosho และ kobai shiyosho เป็นสองชื่อของ Purchase Specification ฉบับเดียวกัน คือเอกสารของผู้ซื้อที่ระบุสมรรถนะ เงื่อนไข และมาตรฐานที่เครื่องต้องเป็นตามนั้น

nonyu shiyosho เหมือนกับ nohin shiyosho หรือไม่

สองชื่อนี้ถูกใช้เรียกเอกสารที่แสดงสเปกของสินค้าที่ส่งมอบเหมือนกันในบางครั้ง และไม่มีการแยกใช้อย่างตายตัว ให้ใช้ชื่อที่ปรากฏในสัญญาหรือเอกสารของลูกค้า

ต้องส่ง Delivery Specification กี่ชุด และในรูปแบบไหน

โดยปกติ Purchase Specification หรือใบสั่งซื้อจะกำหนดจำนวนชุด รูปแบบ (กระดาษหรือ PDF) และกำหนดส่ง ตัวอย่างเช่น ข้อกำหนดกลางของ MLIT สำหรับอุปกรณ์โทรคมนาคมให้จำนวนชุดของเอกสารส่งมอบไปกำหนดในข้อกำหนดพิเศษของโครงการ อัปเดตเลข Revision และวันที่ทุกครั้งที่ส่งใหม่ เพื่อให้รู้ว่าฉบับไหนล่าสุด

ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงหลังอนุมัติแล้วต้องทำอย่างไร

ผู้ขายส่งฉบับแก้ไขที่แสดงว่าเปลี่ยนอะไรและเพราะอะไร และผลิตส่วนนั้นหลังได้รับอนุมัติอีกครั้งเท่านั้น แนวปฏิบัติของ ATLA เรียกเอกสารฉบับแก้ไขนี้ว่า "เอกสารเพื่ออนุมัติการเปลี่ยนแปลง" (henko shonin-yo tosho) ถ้าผู้ซื้อเป็นฝ่ายขอเปลี่ยน ให้คุยเรื่องค่าใช้จ่ายเพิ่มและผลต่อวันส่งมอบด้วย

แหล่งอ้างอิง

• เอกสารเพื่อขออนุมัติ (รวมแบบ เอกสาร และภาพถ่าย) การเริ่มผลิตหลังอนุมัติ และเอกสารเพื่ออนุมัติการเปลี่ยนแปลง: สำนักงานจัดหายุทโธปกรณ์ เทคโนโลยี และโลจิสติกส์ของญี่ปุ่น (ATLA) แนวปฏิบัติการจัดทำและส่งเอกสารและตัวอย่างเพื่อขออนุมัติ (ภาษาญี่ปุ่น)
• เอกสารเพื่อยืนยัน (kakunin tosho) ที่ส่งหลังทำสัญญา เอกสารส่งมอบ และจำนวนชุด: กระทรวงที่ดิน โครงสร้างพื้นฐาน การคมนาคมและการท่องเที่ยวของญี่ปุ่น (MLIT) ข้อกำหนดกลางสำหรับการจัดซื้ออุปกรณ์โทรคมนาคม (มีนาคม 2021, ภาษาญี่ปุ่น)
• นิยามของแบบเมื่อก่อสร้างเสร็จ (shunko-zu): จังหวัดชิมาเนะ แนวปฏิบัติการจัดการแบบเมื่อก่อสร้างอาคารเสร็จ (ภาษาญี่ปุ่น)