Spécification de livraison (nonyu shiyosho) : à vérifier
Vous avez passé commande auprès d'un fabricant d'équipements japonais. Quelques semaines plus tard, vous recevez un gros PDF intitulé 納入仕様書 (nonyu shiyosho), dont la page de garde demande votre approbation. À première vue, il ressemble à la spécification d'offre déjà convenue, mais ce n'est pas le cas : dès que vous le retournez approuvé, le fournisseur peut lancer la fabrication exactement comme indiqué.
Ce guide explique ce qu'est une spécification de livraison. Il la situe par rapport au cahier des charges d'achat, à la spécification d'offre et aux plans approuvés, puis liste les points à vérifier avant le retour. Il s'adresse aux ingénieurs et aux acheteurs qui reçoivent un nonyu shiyosho d'un fournisseur japonais, ou qui doivent en préparer un pour un client japonais. Pour les codes de retour, les cachets et les délais de retour, un guide dédié aux plans pour approbation (shonin-zu) est prévu.
Sommaire
- Qu'est-ce qu'une spécification de livraison (nonyu shiyosho) ?
- Place dans le processus : cahier des charges d'achat, spécification d'offre et spécification de livraison
- Contenu d'une spécification de livraison
- Différences avec la spécification d'offre
- Quatre points à vérifier avant de la retourner
- Spécification de livraison, plan approuvé et plan de récolement
- Si vous êtes le fournisseur : préparer une spécification de livraison pour un client japonais
- Check-list de revue d'une spécification de livraison
- Là où les pratiques varient
- FAQ
- Sources
Qu'est-ce qu'une spécification de livraison (nonyu shiyosho) ?
Une spécification de livraison est un ensemble de documents que le fournisseur (en général le fabricant de l'équipement) remet après la passation de la commande. Elle décrit les spécifications et les plans de l'équipement qui sera réellement livré. Les plans pour approbation (shonin-zu, 承認図) sont les plans de cet ensemble que l'acheteur doit approuver.
À proprement parler, les plans soumis pour approbation sont des shonin-yo-zu (承認用図), et les plans que l'acheteur a approuvés et retournés sont des shonin-zu. La fabrication démarre à partir des plans retournés. Dans la pratique, beaucoup de personnes appellent les deux « shonin-zu ».
Les appellations varient selon les entreprises et les clients. Certains acheteurs approuvent et retournent toute la spécification de livraison en un seul bloc ; d'autres ne retournent que les plans, comme plans pour approbation. Le cahier des charges d'achat ou la commande indique en général quelle méthode s'applique à votre projet.
Place dans le processus : cahier des charges d'achat, spécification d'offre et spécification de livraison
Sur un projet d'usine japonais, les documents se suivent en général dans l'ordre suivant. Le concepteur de l'usine rédige un cahier des charges d'achat (kobai shiyosho, 購買仕様書), qui fixe les performances que l'équipement doit atteindre d'après ses calculs. Le fournisseur répond par une spécification d'offre (mitsumori shiyosho, 見積仕様書), pour un équipement choisi selon ses propres normes de conception. Après quelques échanges, une fois les spécifications et le prix acceptés par les deux parties, l'acheteur passe commande.
La spécification de livraison vient ensuite. Les nombreux noms de documents se répartissent en trois étapes : l'offre, l'après-commande, puis la fabrication jusqu'à la livraison.
La spécification de livraison est remise après la commande et avant la fabrication. Une fois retournés approuvés, ses plans deviennent les plans approuvés.
Les noms des documents et le découpage des étapes varient selon l'entreprise, le secteur et le client. Certains fournisseurs remettent ensemble la spécification de livraison et les plans pour approbation ; d'autres ne soumettent que les plans.
Le tableau ci-dessous compare les trois spécifications. Le rédacteur passe de l'acheteur au fournisseur, et l'objectif passe de « informer » à « se mettre d'accord », puis à « obtenir l'autorisation de fabriquer ».
Un même équipement, trois documents, trois rôles différents.
(kobai shiyosho)
(mitsumori shiyosho)
(nonyu shiyosho)
Le périmètre de fourniture (shosho, 所掌) désigne la partie qui fournit ou installe chaque élément.
Contenu d'une spécification de livraison
Le contenu dépend de l'équipement et de ce que demande le cahier des charges d'achat. Une spécification de livraison type comprend les rubriques ci-dessous ; la colonne de droite indique ce que l'acheteur contrôle dans chacune.
| Rubrique | Points à vérifier |
|---|---|
| Spécifications de l'équipement, conditions de charge et détails d'interface | Compatibilité de l'équipement avec la conception des fondations et de la tuyauterie |
| Conditions de garantie | Performances garanties et durée de garantie conformes au contrat |
| Plan d'ensemble et plans de détail des différentes pièces | Forme et dimensions ; position et orientation des tubulures |
| Spécifications et plans de détail des accessoires | Instruments, vannes et autres accessoires bien inclus dans le périmètre |
| Calculs de performance (capacité) | Justification que l'équipement atteint les performances du cahier des charges d'achat |
| Pièces de rechange et consommables | Quantités, et présence ou non dans l'offre |
| Documents complémentaires, comme les procédures d'installation et de calorifugeage | Possibilité de réaliser réellement les travaux sur site |
Différences avec la spécification d'offre
Les spécifications sont en principe les mêmes que dans la spécification d'offre. La spécification de livraison ajoute ce qui n'existe qu'une fois la conception détaillée avancée, ainsi que les plans de détail des accessoires. La spécification d'offre servait à s'accorder sur le prix ; la spécification de livraison sert à autoriser la fabrication, et mérite donc un examen plus poussé, jusqu'aux plans.
Comparez le modèle, les matières et le périmètre des accessoires avec la dernière révision de la spécification d'offre. Réglez les petits écarts dans le cadre du prix du contrat. Si une modification risque d'avoir un impact sur le prix, discutez avec le fournisseur pour savoir si elle doit être traitée comme un coût supplémentaire.
Si des exceptions ont été convenues au stade de l'offre, elles figurent en général dans une liste des écarts (debieshon risuto, souvent abrégée en debikura au Japon). Vérifiez chaque point par son numéro pour confirmer qu'il apparaît bien dans la spécification de livraison.
Voici un exemple fictif de comparaison point par point pour une pompe.
| Point | Spécification d'offre (dernier indice) | Spécification de livraison | Action |
|---|---|---|---|
| Modèle | Modèle A-100 | Modèle A-100 | OK |
| Matière du corps | Selon le point 3 de la liste des écarts | Identique au point 3 de la liste des écarts | OK |
| Manomètre | Inclus | Représenté, mais tourné vers le mur | Annoter : demander de le tourner vers l'allée |
| Contre-brides, boulons, joints | Périmètre du fournisseur | Non mentionnés | Demander : toujours dans le périmètre du fournisseur ? |
| Garniture mécanique de rechange | 1 jeu | 2 jeux | Demander : le jeu supplémentaire est-il inclus dans le prix ? |
Quatre points à vérifier avant de la retourner
À la réception d'une spécification de livraison, vous la contrôlez selon quatre grands objectifs. Ce sont tous des points à régler avant de la retourner approuvée, en comparant son contenu avec vos propres documents et en consultant les services concernés.
Vérifiez chacune d'elles avec vos propres documents et avec les équipes qui utiliseront l'équipement.
1. Plans d'ensemble et accessoires
La spécification de livraison comprend les plans de l'équipement livré (nonyu-hin-zu, 納入品図) : un plan d'ensemble qui montre l'équipement en détail, et des plans de détail des accessoires comme les instruments. Servez-vous-en pour visualiser l'implantation et l'utilisation de l'équipement sur site, puis demandez des changements d'orientation si nécessaire.
Par exemple, un manomètre tourné à l'opposé de l'allée est illisible pour les opérateurs, et un volant de vanne côté mur est difficile à manœuvrer et à inspecter. Envoyez les plans aux équipes d'exploitation et de maintenance, pas seulement au concepteur : moins de ces problèmes passeront entre les mailles.
2. Interfaces (toriai)
Presque tout équipement est raccordé à des utilités comme l'eau, l'électricité et la vapeur, ou à d'autres lignes de procédé. En japonais, ces points de raccordement s'appellent toriai. Vérifiez que chaque interface correspond à l'équipement ou à la tuyauterie auquel elle se raccorde.
Lorsque l'équipement se raccorde en amont ou en aval, confirmez la position et le type de chaque raccordement, ainsi que la partie qui fournit les boulons, les écrous et les joints. L'approche la plus fiable consiste à faire contrôler chaque raccordement par les concepteurs de tuyauterie, d'électricité et d'instrumentation.
L'interface est la limite entre l'équipement du fournisseur et la tuyauterie ou les câbles posés par d'autres.
Vérifiez la partie qui fournit les contre-brides, les joints, les boulons et les écrous par rapport au périmètre de fourniture convenu dans la spécification d'offre. Contrôlez de la même façon les boîtes à bornes électriques et les raccordements d'instrumentation.
Si les normes de brides ou les pressions nominales diffèrent, les trous de boulons ne s'alignent pas. Une interface erronée entraîne des reprises pendant les travaux et peut retarder le planning : c'est le contrôle qui demande le plus de soin.
Pour un projet en Europe ou au Maroc, gardez en tête que les brides japonaises (classes K, JIS B 2220), européennes (PN, NF EN 1092-1) et américaines (Class, ASME B16.5) ne sont pas à considérer comme interchangeables. Même quand les chiffres se ressemblent, le perçage et les dimensions peuvent différer ; faites confirmer la norme de bride de chaque interface par le fournisseur, sur le plan.
3. Procédures d'installation
Si le fournisseur n'est pas chargé de l'installation, il remet en général une procédure d'installation (koji yoryo-sho, 工事要領書) qui indique les points d'attention pendant les travaux et le mode de soudage. Examinez-la avec votre équipe travaux pour confirmer que le chantier peut se faire sans difficulté.
S'il existe un plan d'installation ou un plan de fondations, vérifiez la position des boulons d'ancrage et les charges avec les concepteurs des fondations. Examinez de la même façon la procédure de calorifugeage avec l'entreprise de calorifugeage.
4. Autorisation de fabriquer
Si la spécification de livraison et les plans de l'équipement livré ne posent pas de problème, vous les retournez approuvés (shonin henkyaku, aussi appelé juryo henkyaku, 受領返却). Cela autorise le fournisseur à fabriquer l'équipement selon ces plans. Partez de la date de livraison et remontez le planning pour retourner l'ensemble avant la date où la fabrication doit démarrer.
Les décisions de retour se répartissent en général en trois types : approuvé, approuvé sous conditions et à resoumettre. Ces codes ressemblent aux codes français de type VSO, VAO ou REF sans leur être identiques ; les libellés exacts sont fixés par le client. L'approbation sous conditions permet au fournisseur de lancer la fabrication, à condition de traiter les commentaires. Consignez quelle condition, qui la lève et avant quand, et ne clôturez le suivi qu'une fois que le plan révisé montre la correction. Si quelque chose change après l'approbation, le fournisseur indique ce qui a changé et pourquoi, et l'acheteur approuve à nouveau. Les plans approuvés servent aussi de référence d'acceptation lorsque vous assistez au contrôle en usine. Un guide dédié aux plans pour approbation (codes de retour, cachets, délais) est prévu.
Spécification de livraison, plan approuvé et plan de récolement
Plusieurs noms voisins gravitent autour de la spécification de livraison. Ils se distinguent par l'étape du projet à laquelle ils appartiennent et par l'état de l'équipement qu'ils décrivent.
L'ensemble des documents, les plans qui ont été approuvés et le relevé de l'équipement terminé.
(nonyu shiyosho)
(shonin-zu)
(kansei-zu)
Les noms et les limites varient selon l'entreprise et le client. Beaucoup de personnes appellent aussi « shonin-zu » les plans avant leur approbation.
Spécification de livraison et plan approuvé
La spécification de livraison est un ensemble de documents qui indique ce qui sera livré : spécifications, calculs et plans. Le « plan approuvé » désigne les plans de cet ensemble que l'acheteur approuve.
L'approbation ne se limite pas toujours aux plans. Une directive de l'Agence japonaise d'acquisition, technologie et logistique (ATLA, du ministère de la Défense) définit les documents soumis pour approbation comme comprenant des plans, des documents écrits et des photos. Autrement dit, une spécification rédigée peut aussi faire l'objet d'une approbation. Le cahier des charges d'achat ou la commande précise si votre projet approuve toute la spécification de livraison ou seulement les plans.
Spécification de livraison et plan de récolement
Un plan de récolement (kansei-zu, 完成図) montre l'équipement tel qu'il a été terminé. Dans le bâtiment et les installations, on parle aussi de shunko-zu (竣工図). La spécification de livraison et les plans approuvés, eux, sont des documents d'avant fabrication qui décident de ce qui sera construit.
Si des dimensions ou des pièces changent pendant la fabrication ou l'installation, les plans de récolement reflètent le résultat. L'exploitation, la maintenance et les modifications futures s'appuient sur eux. Pour un équipement, ils sont souvent remis à la livraison dans un dossier de fin de fabrication (kansei tosho, 完成図書), avec la notice d'utilisation et les rapports d'essais. Par exemple, la spécification commune qu'utilise le ministère japonais du Territoire, des Infrastructures, des Transports et du Tourisme (MLIT) pour l'achat d'équipements de télécommunications exige du fournisseur qu'il remette, avant la fin de la livraison, un seul classeur de livraison contenant la notice d'utilisation, les rapports d'essais et les photos de livraison.
Autres noms : nonyu-zu et shiyo-zu
Nous n'avons trouvé aucune définition de nonyu-zu (納入図, « plan de livraison ») dans les normes. En pratique, considérez-le comme à peu près équivalent aux plans de l'équipement livré (nonyu-hin-zu) joints à une spécification de livraison : plans d'ensemble, plans d'encombrement et détails des accessoires.
Un shiyo-zu (仕様図, « plan de spécification ») reporte sur un plan les spécifications telles que le modèle, les dimensions et les performances. Pour les produits standard, un fournisseur peut envoyer une seule feuille qui réunit spécifications et plan d'encombrement, sous un nom comme nonyu shiyo-zu (納入仕様図). Quel que soit le nom, vous contrôlez le même contenu. Regardez la page de garde ou le bordereau d'envoi pour savoir si le document est soumis pour approbation.
Les documents du secteur public japonais utilisent encore un autre nom. La spécification commune du MLIT appelle kakunin tosho (確認図書, « documents de vérification ») les spécifications détaillées et les plans d'encombrement remis après le contrat, que le fournisseur soumet pour obtenir la confirmation de l'administration.
Si vous êtes le fournisseur : préparer une spécification de livraison pour un client japonais
Si un client japonais vous demande un nonyu shiyosho, il attend l'ensemble de documents décrit plus haut, remis après la commande et avant la fabrication. Quelques précautions accélèrent la revue.
- Consultez le cahier des charges d'achat ou la commande pour connaître le nombre d'exemplaires, le format (papier ou PDF) et la date limite de remise, ainsi que la partie approuvée par le client : tout l'ensemble ou seulement les plans.
- Indiquez clairement sur la page de garde ou le bordereau d'envoi que le document est soumis pour approbation.
- Montrez où chaque point de la liste des écarts est pris en compte, par son numéro.
- Gardez le modèle, les matières et le périmètre des accessoires cohérents avec votre dernière spécification d'offre. Signalez tout écart qui touche le prix, au lieu de laisser le client le découvrir.
- Indiquez le périmètre de fourniture à chaque interface : qui fournit les contre-brides, les joints, les boulons et les écrous.
- Mettez à jour l'indice et la date à chaque nouvelle remise, pour que chacun sache quelle version est en vigueur.
- Pour les modifications après approbation, remettez une révision qui montre ce qui a changé et pourquoi, et attendez l'approbation avant de fabriquer cette partie.
Check-list de revue d'une spécification de livraison
Utilisez cette liste pour examiner une spécification de livraison reçue d'un fournisseur japonais. Si vous êtes le fournisseur, elle montre ce que votre client japonais est susceptible de vérifier.
| Contrôle | À comparer avec / à demander |
|---|---|
| Modèle, matières et périmètre des accessoires | Dernier indice de la spécification d'offre |
| Tous les points de la liste des écarts pris en compte | Liste des écarts, point par point |
| Performances garanties et durée de garantie | Contrat et cahier des charges d'achat |
| Calculs de performance conformes au service demandé | Cahier des charges d'achat |
| Position et orientation des tubulures et des instruments | Plan d'implantation ; équipes d'exploitation et de maintenance |
| Position, taille, type et norme de chaque raccordement d'interface | Plans de tuyauterie, d'électricité et d'instrumentation |
| Qui fournit les contre-brides, les joints, les boulons et les écrous | Périmètre de fourniture de la spécification d'offre |
| Position et charges des boulons d'ancrage | Conception des fondations |
| Procédures d'installation, de soudage et de calorifugeage réalisables sur site | Équipe travaux ; entreprise de calorifugeage |
| Pièces de rechange et consommables : quantités et prix inclus ou non | Offre |
| Modifications qui touchent le prix | Discuter de leur traitement éventuel en coût supplémentaire |
| Date de retour | Date de début de fabrication, calculée à rebours depuis la livraison |
| Conditions d'une approbation sous conditions | Consigner quoi, qui et avant quand |
Questions à poser au fournisseur japonais
- Ce document est-il soumis pour approbation, ou seulement pour information ?
- Faut-il approuver toute la spécification de livraison, ou seulement les plans ?
- Sur quel indice de la spécification d'offre repose-t-il ?
- Où chaque point de la liste des écarts est-il pris en compte dans cette remise ?
- Qui fournit les contre-brides, les joints, les boulons et les écrous à chaque tubulure ?
- Une modification par rapport à l'offre a-t-elle un impact sur le prix ou sur le délai de livraison ?
- Pour tenir le planning de fabrication, avant quelle date devez-vous recevoir notre retour ?
- Que contiendra le dossier de fin de fabrication, et combien d'exemplaires livrerez-vous ?
Là où les pratiques varient
- Les noms des documents et les étapes varient selon l'entreprise, le secteur et le client. Beaucoup de personnes appellent les plans « shonin-zu » même avant l'approbation.
- L'approbation de tout l'ensemble ou des seuls plans dépend du cahier des charges d'achat ou de la commande.
- Le contenu présenté ici correspond à des équipements d'usine. Les produits standard de catalogue peuvent n'être accompagnés que d'un seul plan de spécification.
- Les libellés des décisions de retour varient selon l'entreprise, et les délais de retour sont fixés dans le cahier des charges d'achat ou la commande. Confirmez-les pour chaque projet.
FAQ
Un konyu shiyosho est-il la même chose qu'un kobai shiyosho ?
Dans la plupart des cas, oui. Konyu shiyosho (購入仕様書) et kobai shiyosho (購買仕様書) sont deux noms du même cahier des charges d'achat : le document de l'acheteur qui indique les performances, les conditions et les normes que l'équipement doit respecter.
Un nonyu shiyosho est-il la même chose qu'un nohin shiyosho ?
Les deux noms sont parfois employés pour un document qui présente les spécifications des produits livrés, sans distinction fixe entre eux. Employez celui qui figure dans le contrat ou dans les documents du client.
Combien d'exemplaires d'une spécification de livraison faut-il remettre, et sous quel format ?
Le cahier des charges d'achat ou la commande fixe en général le nombre d'exemplaires, le format (papier ou PDF) et la date limite. La spécification commune du MLIT pour les équipements de télécommunications, par exemple, renvoie au cahier des charges particulier du projet pour le nombre d'exemplaires des documents de livraison. Mettez à jour l'indice et la date à chaque nouvelle remise, pour que la dernière version soit claire.
Que se passe-t-il si quelque chose change après l'approbation ?
Le fournisseur remet une révision qui indique ce qui a changé et pourquoi, et ne fabrique cette partie qu'après une nouvelle approbation. La directive de l'ATLA appelle cette remise révisée « documents pour approbation de modification » (henko shonin-yo tosho). Si la modification vient de l'acheteur, discutez aussi du coût supplémentaire et de l'effet sur le délai de livraison.
Sources
- Documents soumis pour approbation (plans, documents écrits et photos), début de fabrication après approbation et documents pour approbation de modification : Agence japonaise d'acquisition, technologie et logistique (ATLA), directive de préparation et de remise des documents et échantillons pour approbation (en japonais)
- Documents de vérification (kakunin tosho) remis après le contrat, documents de livraison et nombre d'exemplaires : Ministère du Territoire, des Infrastructures, des Transports et du Tourisme (MLIT), spécification commune pour l'achat d'équipements de télécommunications (mars 2021, en japonais)
- Définition des plans de récolement (shunko-zu) : Préfecture de Shimane, directives de traitement des plans de récolement des travaux de bâtiment (en japonais)
Article original en japonaisCe guide est adapté d’un article de MONOSCOPE écrit pour les lecteurs au Japon : 承認図と仕様書の違いは？納入仕様書・納入図・完成図を表で整理
À propos de la rédaction
Rédaction de MONOSCOPEFOUNDER & EDITORUne dizaine d’années chez un fabricant d’équipements industriels et dans une société d’ingénierie d’usines, à la proposition, à la conception et à la mise en service d’équipements, puis un passage au marketing numérique. Aujourd’hui, conseil web auprès de fabricants B2B pour les aider à expliquer clairement leurs produits et leurs technologies. Titulaire des licences nationales japonaises d’Energy Manager et d’ingénieur électricien en chef de troisième classe.
Un blog d’ingénierie tenu depuis 2017 (plus de 500 articles) et une chaîne YouTube en japonais d’environ 20 000 abonnés. Chaque guide est rédigé du point de vue de l’atelier japonais et vérifié au regard des normes citées.
