Especificación de entrega (nonyu shiyosho): qué revisar
Usted hizo un pedido a un fabricante japonés de equipos. Unas semanas después llega un PDF voluminoso titulado 納入仕様書 (nonyu shiyosho), y en la carátula le piden su aprobación. A primera vista parece la especificación de cotización que ya había acordado, pero no lo es: en cuanto usted la devuelve aprobada, el proveedor puede empezar a fabricar el equipo exactamente como se muestra.
Esta guía explica qué es una especificación de entrega, en qué se distingue de la especificación de compra, de la de cotización y de los planos aprobados, y qué revisar antes de devolverla. Está escrita para ingenieros, personal de mantenimiento, ingeniería de manufactura (seisan gijutsu) y compradores fuera de Japón, tanto si reciben un nonyu shiyosho de un proveedor japonés como si deben preparar uno para un cliente japonés. Para los códigos de devolución, los sellos y los plazos de devolución, vea nuestra guía de planos aprobados (shonin-zu).
Contenido
- Qué es una especificación de entrega (nonyu shiyosho)
- Dónde encaja: especificación de compra, de cotización y de entrega
- Qué contiene una especificación de entrega
- En qué se distingue de la especificación de cotización
- Cuatro puntos que revisar antes de devolverla
- Especificación de entrega, plano aprobado y plano as-built
- Si usted es el proveedor: preparar una para un cliente japonés
- Lista de verificación para revisar una especificación de entrega
- Dónde varía la práctica
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué es una especificación de entrega (nonyu shiyosho)
La especificación de entrega es un paquete de documentos que el proveedor (normalmente el fabricante del equipo) presenta después de colocada la orden de compra. Describe las especificaciones y los planos del equipo que realmente se va a entregar. Los planos aprobados (shonin-zu, 承認図) son los planos de este paquete que se pide al comprador aprobar.
En sentido estricto, los planos enviados para aprobación se llaman shonin-yo-zu (承認用図), y los que el comprador ya aprobó y devolvió se llaman shonin-zu. La fabricación arranca a partir de los planos devueltos. En la práctica, mucha gente llama «shonin-zu» a ambos.
Los nombres cambian según la empresa y el cliente. Algunos compradores aprueban y devuelven todo el paquete de la especificación de entrega; otros devuelven solo los planos, como planos aprobados. Normalmente la especificación de compra o la orden de compra indica cuál es el caso de su proyecto.
Dónde encaja: especificación de compra, de cotización y de entrega
En un proyecto de planta japonés, los documentos suelen seguir este orden. El diseñador de la planta redacta una especificación de compra (kobai shiyosho, 購買仕様書) que indica el desempeño que debe cumplir el equipo, con base en sus cálculos. El proveedor responde con una especificación de cotización (mitsumori shiyosho, 見積仕様書) para un equipo seleccionado con sus propias normas de diseño. Después de algunas rondas, cuando ambas partes acuerdan especificaciones y precio, el comprador coloca la orden.
La especificación de entrega viene después de eso. Los muchos nombres de documentos se agrupan en tres etapas: cotización, después de la orden, y fabricación hasta la entrega.
La especificación de entrega se presenta después de la orden y antes de fabricar. Cuando regresa aprobada, sus planos pasan a ser los planos aprobados.
Los nombres de los documentos y sus etapas varían según la empresa, la industria y el comprador. Algunos proveedores presentan juntos la especificación de entrega y los planos aprobados; otros presentan solo los planos para aprobación.
La siguiente tabla compara las tres especificaciones. Observe cómo el autor pasa del comprador al proveedor, y cómo el propósito pasa de «informar» a «acordar» y a «obtener permiso para fabricar».
El mismo equipo, tres documentos, tres funciones distintas.
(kobai shiyosho)
(mitsumori shiyosho)
(nonyu shiyosho)
Alcance de suministro (shosho, 所掌) significa qué parte suministra o instala cada elemento.
Qué contiene una especificación de entrega
El contenido depende del equipo y de lo que pida la especificación de compra. Una especificación de entrega típica incluye las secciones de la tabla; la columna derecha indica qué revisa el comprador en cada una.
| Sección | Qué revisar |
|---|---|
| Especificaciones del equipo, condiciones de carga y detalles de interfaz | Si el equipo es compatible con el diseño de la cimentación y de la tubería |
| Condiciones de garantía | Si el desempeño garantizado y el periodo de garantía coinciden con el contrato |
| Plano de ensamble y planos de detalle de piezas individuales | Forma y dimensiones; ubicación y orientación de las boquillas (nozzles) |
| Especificaciones y planos de detalle de accesorios | Si los instrumentos, válvulas y demás accesorios están dentro del alcance |
| Cálculos de desempeño (capacidad) | La base que demuestra que el equipo cumple el desempeño de la especificación de compra |
| Refacciones y consumibles | Cantidades, y si estaban incluidos en la cotización |
| Documentos de apoyo, como los procedimientos de instalación y de aislamiento térmico | Si el trabajo realmente puede hacerse en sitio |
En qué se distingue de la especificación de cotización
Las especificaciones son básicamente las mismas que en la especificación de cotización. Lo que añade la de entrega es contenido que solo existe cuando el diseño de detalle ya avanzó, además de planos de detalle de los accesorios. La especificación de cotización servía para acordar el precio; la de entrega sirve para obtener el permiso de fabricar, así que merece una revisión más cuidadosa, hasta el nivel de los planos.
Compare el modelo, los materiales y el alcance de accesorios con la última revisión de la especificación de cotización. Las diferencias pequeñas se ajustan sin cambiar el precio del contrato. Si un cambio afecta el precio, converse con el proveedor si debe manejarse como costo adicional.
Si en la etapa de cotización acordaron excepciones, normalmente están en una lista de desviaciones (debieshon risuto, que en Japón se abrevia debikura). Revise cada punto por su número y confirme que ahora aparece en la especificación de entrega.
Este es un ejemplo ficticio de una comparación lado a lado para una bomba.
| Punto | Especificación de cotización (última rev.) | Especificación de entrega | Acción |
|---|---|---|---|
| Modelo | Modelo A-100 | Modelo A-100 | OK |
| Material de la carcasa | Según el punto 3 de la lista de desviaciones | Igual al punto 3 de la lista de desviaciones | OK |
| Manómetro | Incluido | Se muestra, pero mira hacia la pared | Marcar en rojo: pedir que lo giren hacia el pasillo |
| Bridas contraparte, tornillos y empaques | Alcance del proveedor | No aparecen | Preguntar: ¿siguen en el alcance del proveedor? |
| Sello mecánico de refacción | 1 juego | 2 juegos | Preguntar: ¿el juego adicional está incluido en el precio? |
Cuatro puntos que revisar antes de devolverla
Al recibir una especificación de entrega, usted la revisa con cuatro propósitos principales. Los cuatro son puntos que deben quedar resueltos antes de devolverla con aprobación, comparando el contenido con sus propios documentos y consultando a las áreas involucradas.
Revise cada una contra sus propios documentos y con los equipos que van a usar el equipo.
1. Planos de ensamble y accesorios
La especificación de entrega incluye los planos del equipo (nonyu-hin-zu, 納入品図): un plano de ensamble que muestra el equipo en detalle y planos de detalle de accesorios como los instrumentos. Úselos para imaginar cómo quedará el equipo y cómo se usará en planta, y pida cambios de orientación donde haga falta.
Por ejemplo, un manómetro que no mira hacia el pasillo no puede ser leído por los operadores, y la manija de una válvula del lado de la pared es difícil de operar y de inspeccionar. Envíe los planos al personal de operación y mantenimiento, no solo al diseñador, y se le escaparán menos de estos problemas.
2. Interfaces (toriai)
Casi todo equipo se conecta a servicios auxiliares como agua, electricidad y vapor, o a otras líneas de proceso. En japonés, estos puntos de conexión se llaman toriai (取合い). Verifique que cada interfaz coincida con el equipo o la tubería a la que se conecta.
Cuando el equipo se conecta aguas arriba o aguas abajo con otros equipos, confirme la ubicación y el tipo de cada conexión, y quién suministra los tornillos, las tuercas y los empaques. Lo más confiable es que los diseñadores de tubería, de electricidad y de instrumentación revisen cada uno sus propias conexiones.
La interfaz es el límite donde el equipo del proveedor se une con la tubería y los cables que instalan otros.
Verifique quién suministra las bridas contraparte, los empaques, los tornillos y las tuercas contra el alcance de suministro acordado en la especificación de cotización. Revise de la misma manera las cajas de terminales eléctricas y las conexiones de instrumentos.
Si las normas de brida o las clases de presión son distintas, los barrenos de los tornillos no coinciden. Por ejemplo, un proveedor japonés puede ofrecer bridas con norma JIS mientras que la tubería de su planta usa bridas ASME B16.5: confirme norma, clase y diámetro de cada conexión antes de aprobar. Una interfaz equivocada genera retrabajo durante la construcción y puede retrasar el programa, así que esta es la revisión que exige más cuidado.
3. Procedimientos de instalación
Si el proveedor no es responsable de la instalación, normalmente entrega un procedimiento de instalación (koji yoryosho, 工事要領書) con los puntos a cuidar durante el montaje y el método de soldadura. Revíselo con su equipo de construcción para confirmar que el trabajo puede hacerse sin dificultad.
Si hay un plano de instalación o de cimentación, revise la ubicación de los pernos de anclaje y las cargas con los diseñadores de la cimentación. Revise de la misma manera el procedimiento de aislamiento térmico con el contratista que lo aplicará.
4. Liberación para fabricar
Si la especificación de entrega y los planos del equipo no tienen problemas, usted los devuelve con aprobación (shonin henkyaku, también llamado juryo henkyaku, 受領返却). Con esto autoriza al proveedor a fabricar el equipo conforme a esos planos. Cuente hacia atrás desde la fecha de entrega y asegúrese de devolver el paquete antes de la fecha en que la fabricación debe comenzar.
Las decisiones de devolución suelen ser de tres tipos: aprobado, aprobado con condiciones y reenviar. La aprobación con condiciones permite que el proveedor empiece a fabricar bajo el entendido de que atenderá los comentarios. Registre qué condición, quién la corrige y para cuándo, y cierre el registro solo cuando el plano revisado muestre la corrección.
Si algo cambia después de la aprobación, el proveedor muestra qué cambió y por qué, y el comprador lo aprueba de nuevo. Los planos aprobados también sirven como base de aceptación cuando usted presencia la inspección en fábrica. Nuestra guía de planos aprobados explica con detalle los códigos de devolución, los sellos y los plazos.
Especificación de entrega, plano aprobado y plano as-built
Alrededor de la especificación de entrega aparecen varios nombres parecidos. Se distinguen por la etapa del proyecto a la que pertenecen y el estado del equipo que describen.
El paquete completo de documentos, los planos que fueron aprobados y el registro del equipo terminado.
(nonyu shiyosho)
(shonin-zu)
(kansei-zu)
Los nombres y los límites varían según la empresa y el comprador. Mucha gente también llama «shonin-zu» a los planos antes de que sean aprobados.
Especificación de entrega y plano aprobado
La especificación de entrega es un paquete que muestra lo que se va a entregar: especificaciones, cálculos y planos. «Plano aprobado» es el nombre de los planos de ese paquete que el comprador aprueba.
La aprobación no siempre se limita a los planos. Una guía de la Agencia de Adquisiciones, Tecnología y Logística de Japón (ATLA, del Ministerio de Defensa) define los documentos que se presentan para aprobación como planos, documentos escritos y fotografías. Es decir, una especificación escrita también puede ser objeto de aprobación. Si en su proyecto se aprueba todo el paquete o solo los planos lo define la especificación de compra o la orden de compra.
Especificación de entrega y plano as-built
Un plano as-built (kansei-zu, 完成図) muestra el equipo tal como quedó terminado. En obras de edificación e instalaciones también se llama shunko-zu (竣工図). La especificación de entrega y los planos aprobados, en cambio, son documentos previos a la fabricación que deciden lo que se va a construir.
Si las dimensiones o las piezas cambian durante la fabricación o la instalación, los planos as-built reflejan el resultado. La operación, el mantenimiento y las futuras modificaciones se apoyan en los planos as-built. En el caso de equipos, suelen entregarse al momento de la entrega como parte de un juego de documentación final (kansei tosho, 完成図書) junto con el manual de instrucciones y los reportes de prueba. Por ejemplo, la especificación común que el Ministerio de Tierras, Infraestructura, Transporte y Turismo de Japón (MLIT) usa para comprar equipo de telecomunicaciones exige que el proveedor entregue, al terminar la entrega, un solo expediente con el manual de instrucciones, los reportes de prueba y las fotografías de entrega.
Otros nombres: nonyu-zu y shiyo-zu
No encontramos una definición de nonyu-zu (納入図, «plano de entrega») en las normas. En la práctica, trátelo como más o menos lo mismo que los planos del equipo (nonyu-hin-zu) que acompañan a la especificación de entrega: planos de ensamble, planos de dimensiones generales y detalles de accesorios.
Un shiyo-zu (仕様図, «plano de especificaciones») pone en un plano las especificaciones como modelo, dimensiones y desempeño. Para productos estándar, un proveedor puede enviar una sola hoja que combina las especificaciones y un plano de dimensiones generales con un nombre como nonyu shiyo-zu (納入仕様図). Con cualquier nombre, usted revisa el mismo contenido. Fíjese en la carátula o en la carta de envío para saber si el documento se presenta para aprobación.
Los documentos del sector público japonés usan todavía otro nombre. La especificación común del MLIT llama kakunin tosho (確認図書, «documentos para confirmación») a las especificaciones detalladas y los planos de dimensiones generales que se presentan después del contrato, y que el proveedor entrega para obtener la confirmación de la dependencia.
Si usted es el proveedor: preparar una para un cliente japonés
Si un cliente japonés le pide un nonyu shiyosho, espera el paquete de documentos descrito arriba, presentado después de la orden y antes de la fabricación. Algunos puntos agilizan la revisión.
- Revise en la especificación de compra o en la orden de compra el número de copias, el formato (papel o PDF) y la fecha límite de entrega, y si el cliente aprueba todo el paquete o solo los planos.
- Marque con claridad en la carátula o en la carta de envío que se presenta para aprobación.
- Indique dónde se refleja cada punto de la lista de desviaciones, por número de punto.
- Mantenga el modelo, los materiales y el alcance de accesorios congruentes con su última especificación de cotización. Señale cualquier diferencia que afecte el precio en lugar de dejar que el cliente la descubra.
- Muestre el alcance de suministro en cada interfaz: quién suministra las bridas contraparte, los empaques, los tornillos y las tuercas.
- Actualice el número de revisión y la fecha en cada reenvío, para que todos sepan cuál es la versión vigente.
- Para cambios posteriores a la aprobación, presente una revisión que muestre qué cambió y por qué, y espere la aprobación antes de fabricar esa parte.
Lista de verificación para revisar una especificación de entrega
Use esta lista cuando revise una especificación de entrega de un proveedor japonés. Si usted es el proveedor, le muestra lo que probablemente revisará su cliente japonés.
| Revisión | Contra qué comparar / qué preguntar |
|---|---|
| Modelo, materiales y alcance de accesorios | Última revisión de la especificación de cotización |
| Todos los puntos de la lista de desviaciones reflejados | Lista de desviaciones, punto por punto |
| Desempeño garantizado y periodo de garantía | Contrato y especificación de compra |
| Los cálculos de desempeño cumplen el servicio requerido | Especificación de compra |
| Ubicación y orientación de boquillas e instrumentos | Layout de la planta; personal de operación y mantenimiento |
| Ubicación, tamaño, tipo y norma de la conexión en cada interfaz | Planos de tubería, eléctricos y de instrumentación |
| Quién suministra bridas contraparte, empaques, tornillos y tuercas | Alcance de suministro de la especificación de cotización |
| Ubicación de los pernos de anclaje y cargas | Diseño de la cimentación |
| Procedimientos de instalación, soldadura y aislamiento factibles en sitio | Equipo de construcción; contratista de aislamiento |
| Refacciones y consumibles: cantidades y si están incluidos en el precio | Cotización |
| Cambios que afectan el precio | Conversar si se tratan como costo adicional |
| Fecha de devolución | Fecha de inicio de fabricación, contada hacia atrás desde la entrega |
| Condiciones de una aprobación condicionada | Registrar qué, quién y para cuándo |
Preguntas para el proveedor japonés
- ¿Este documento se presenta para aprobación o solo como referencia?
- ¿Necesitan que se apruebe toda la especificación de entrega, o solo los planos?
- ¿En qué revisión de la especificación de cotización se basa?
- ¿Dónde se refleja cada punto de la lista de desviaciones en este envío?
- ¿Quién suministra las bridas contraparte, los empaques, los tornillos y las tuercas en cada boquilla?
- ¿Algún cambio respecto a la cotización afecta el precio o la fecha de entrega?
- ¿Para cuándo necesitan nuestra devolución para mantener el programa de fabricación?
- ¿Qué incluirá la documentación final y cuántas copias entregarán?
- ¿En qué idioma se envían los documentos y en cuál debemos dar nuestros comentarios?
Dónde varía la práctica
- Los nombres de los documentos y sus etapas cambian según la empresa, la industria y el comprador. Mucha gente llama «shonin-zu» a los planos incluso antes de la aprobación.
- Que se apruebe todo el paquete o solo los planos depende de la especificación de compra o de la orden de compra.
- El contenido aquí descrito corresponde a equipos de planta. Los productos estándar de catálogo pueden llegar con una sola hoja de especificaciones.
- Las etiquetas de las decisiones de devolución varían según la empresa, y los plazos de devolución se fijan en la especificación de compra o en la orden de compra. Confírmelos en cada proyecto.
- Si el equipo es un recipiente sujeto a presión o trabaja con vapor, consulte con su área de seguridad (EHS) qué norma oficial mexicana (NOM) aplica y qué documentos del proveedor necesita. Por ejemplo, para recipientes sujetos a presión existe la NOM-020-STPS-2011.
Preguntas frecuentes
¿Un konyu shiyosho es lo mismo que un kobai shiyosho?
En la mayoría de los casos, sí. Konyu shiyosho (購入仕様書) y kobai shiyosho (購買仕様書) son dos nombres de la misma especificación de compra: el documento del comprador que indica el desempeño, las condiciones y las normas que debe cumplir el equipo.
¿Un nonyu shiyosho es lo mismo que un nohin shiyosho?
Ambos nombres se usan a veces para un documento que muestra las especificaciones de lo entregado, y no hay una distinción fija entre ellos. Use el nombre que aparezca en el contrato o en los documentos del cliente.
¿Cuántas copias de la especificación de entrega se requieren y en qué formato?
Normalmente la especificación de compra o la orden de compra fija el número de copias, el formato (papel o PDF) y la fecha límite. La especificación común del MLIT para equipo de telecomunicaciones, por ejemplo, deja el número de copias de los documentos de entrega a la especificación especial del proyecto. Actualice el número de revisión y la fecha en cada reenvío para que quede clara la versión más reciente.
¿Qué pasa si algo cambia después de la aprobación?
El proveedor presenta una revisión que muestra qué cambió y por qué, y fabrica esa parte solo después de que se apruebe de nuevo. La guía de ATLA llama a este envío revisado «documento para aprobación de cambio» (henko shonin-yo tosho). Si el cambio lo pidió el comprador, conversen también el costo adicional y el efecto en la fecha de entrega.
Fuentes
- Documentos para aprobación (incluye planos, documentos y fotografías), inicio de fabricación tras la aprobación y documentos para aprobación de cambios: Agencia de Adquisiciones, Tecnología y Logística (ATLA), guía para elaborar y presentar documentos y muestras para aprobación (en japonés)
- Documentos para confirmación (kakunin tosho) presentados después del contrato, documentos de entrega y número de copias: Ministerio de Tierras, Infraestructura, Transporte y Turismo (MLIT), especificación común para la compra de equipo de telecomunicaciones (marzo de 2021, en japonés)
- Definición de planos de terminación de obra (shunko-zu): Prefectura de Shimane, lineamientos para el manejo de planos de terminación de obras de edificación (en japonés)
Artículo original en japonésEsta guía se basa en un artículo de MONOSCOPE escrito para lectores en Japón: 承認図と仕様書の違いは？納入仕様書・納入図・完成図を表で整理
Acerca del editor
Editor de MONOSCOPEFOUNDER & EDITORTrabajó unos diez años en un fabricante de equipos para plantas y en una empresa de ingeniería de plantas, a cargo de propuestas, diseño y puesta en marcha de equipos, y luego se pasó al marketing digital. Hoy es consultor web para fabricantes B2B y los ayuda a explicar sus productos y su tecnología. Cuenta con licencias nacionales de Japón como Energy Manager e Ingeniero Eléctrico Jefe de Tercera Clase.
Escribe un blog de ingeniería desde 2017 (más de 500 artículos) y tiene un canal de YouTube en japonés con unos 20,000 suscriptores. Cada guía se escribe desde el punto de vista de la planta japonesa y se verifica con las normas citadas.
