FAT và SAT là gì? Nghiệm thu thiết bị Nhật: 6 bước, checklist
Nhà máy của bạn tại Việt Nam vừa đặt một thiết bị sản xuất từ nhà cung cấp Nhật (hoặc công ty mẹ ở Nhật đặt giúp). Trước khi xuất hàng, nhà cung cấp mời bạn dự tachiai kensa (立会検査, kiểm tra có người đặt hàng chứng kiến) tại xưởng của họ, đồng thời gửi email bản kensa yoryosho (検査要領書, quy trình kiểm tra) để bạn duyệt. Phần lớn những gì bạn kiểm tra được vào ngày đó đã được quyết định từ trước, lúc hai bên thống nhất thông số kỹ thuật và điều kiện nghiệm thu.
Nếu spec viết mơ hồ, đến ngày kiểm tra không ai kết luận được máy đạt hay không đạt. Tranh cãi sẽ đi theo máy suốt quá trình lắp đặt, kenshu (検収, nghiệm thu chính thức thiết bị đã giao) và cuối cùng là thanh toán. Bài này giải thích khác biệt giữa nghiệm thu tại xưởng nhà cung cấp (FAT) và nghiệm thu tại nhà máy của bạn (SAT), đi qua quy trình FAT và những việc sau đó theo 6 bước từ spec đến nghiệm thu, và kết thúc bằng checklist FAT/SAT dùng ngay.
- FAT diễn ra tại xưởng nhà cung cấp trước khi xuất hàng. SAT diễn ra tại nhà máy của bạn sau khi lắp đặt xong.
- FAT trả lời câu hỏi "Máy có được chế tạo đúng spec không?". SAT trả lời "Máy lắp ở đây có chạy đúng spec không?". Hư hỏng do vận chuyển, tiện ích (điện, khí nén...) và tín hiệu trao đổi với thiết bị trước/sau chỉ kiểm tra được tại hiện trường.
- Hai tài liệu thống nhất trước khi đặt hàng quyết định bạn kiểm tra được gì: bản yêu cầu kỹ thuật của người dùng (URS) và quy trình kiểm tra. Mỗi yêu cầu cần có con số, phương pháp đo và điều kiện thử để kết quả chỉ có thể là đạt hoặc không đạt.
- Ở FAT, ngoài chạy bình thường, hãy kiểm tra cách máy dừng khi có bất thường, các chức năng an toàn, thông tin rủi ro còn lại (những nguy hiểm nhà chế tạo không loại bỏ được bằng thiết kế) và hồ sơ. Ghi mọi điểm chỉ ra kèm mức ưu tiên và chuyển vào danh sách tồn đọng (punch list).
- Ghi điều kiện nghiệm thu và các mốc thanh toán bằng văn bản ngay khi đặt hàng, và xác nhận hợp đồng chịu sự điều chỉnh của luật nước nào.
Mục lục
- FAT và SAT: mỗi bài kiểm tra chứng minh điều gì
- Cách nhà cung cấp Nhật làm tachiai và kenshu
- Quy trình FAT và SAT: 6 bước từ spec đến nghiệm thu
- Bước 1–2: Trước khi đặt hàng
- Bước 3: FAT tại xưởng nhà cung cấp
- Bước 4–5: Lắp đặt và SAT tại nhà máy của bạn
- Bước 6: Kenshu (nghiệm thu) và hạng mục tồn đọng
- Những sai lầm thường gặp ở FAT và SAT
- Câu hỏi cần chốt với nhà cung cấp Nhật
- Checklist FAT và SAT dùng ngay
- Giới hạn của bài viết này
- Hỏi đáp (FAQ)
FAT và SAT: mỗi bài kiểm tra chứng minh điều gì
FAT (Factory Acceptance Test) là bài kiểm tra tiến hành tại xưởng của nhà cung cấp thiết bị trước khi máy xuất đi. Tiếng Nhật gọi là kojo tachiai kensa (工場立会検査, kiểm tra tại xưởng có người đặt hàng chứng kiến). SAT (Site Acceptance Test) tiến hành sau khi thiết bị đã được giao và lắp tại nhà máy của bạn; tiếng Nhật là genchi ukeire kensa (現地受入検査, kiểm tra tiếp nhận tại hiện trường).
IEC 62381, tiêu chuẩn quốc tế về FAT và SAT cho hệ thống tự động hóa trong công nghiệp quy trình, định nghĩa FAT là việc kiểm tra và thử nghiệm chứng minh hệ thống hoặc bộ phận đáp ứng spec, thường thực hiện tại cơ sở của nhà cung cấp. SAT được định nghĩa là việc kiểm tra và thử nghiệm tại nơi lắp đặt, chứng minh việc lắp đặt tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn, spec và hướng dẫn lắp đặt áp dụng.
Nói gọn: FAT kiểm tra máy có được chế tạo đúng spec không, còn SAT kiểm tra máy sau khi lắp có chạy đúng spec không.
Cả hai đều là kiểm tra có người đặt hàng chứng kiến, nhưng khác địa điểm và thời điểm nên kiểm tra những điều khác nhau.
Ghi chú: IEC 62381 áp dụng cho hệ thống tự động hóa trong công nghiệp quy trình. Thuật ngữ FAT và SAT cũng được dùng rộng rãi với cùng ý nghĩa cho máy lắp ráp và máy gia công.
Bảng dưới đây bổ sung nơi nên dành thời gian và việc xảy ra sau mỗi bài kiểm tra, tức những điểm bạn sẽ ghi vào quy trình kiểm tra.
| Điểm so sánh | FAT (tại nhà cung cấp) | SAT (tại nhà máy bạn) |
|---|---|---|
| Địa điểm và thời điểm | Xưởng nhà cung cấp, trước khi xuất hàng | Nhà máy của bạn, sau khi lắp và đấu nối |
| Câu hỏi cần trả lời | Máy có được chế tạo đúng spec không? | Máy đã lắp có chạy đúng spec không? |
| Nên dành thời gian cho | Cách máy dừng khi bất thường, chức năng an toàn, hồ sơ | Tình trạng sau vận chuyển, tiện ích, liên kết với thiết bị khác |
| Lỗi thường gặp | Lỗi thiết kế hoặc chế tạo, hiểu sai spec | Hư hỏng do vận chuyển, thiếu tiện ích |
| Sửa chữa | Người thiết kế và người lắp ráp có mặt | Linh kiện và nhân sự mất thời gian sắp xếp |
| Việc tiếp theo | Ghi điểm chỉ ra kèm mức ưu tiên, người phụ trách, hạn xử lý | Đóng danh sách tồn đọng, rồi nghiệm thu |
Vì sao phải kiểm tra hai lần?
Nhiều người nghĩ máy đã đạt FAT thì SAT chỉ cần bật điện chạy thử. Nhưng giữa hai bài kiểm tra, thiết bị bị tháo rời, đóng kiện, vận chuyển, lắp lại và đặt trong một nhà xưởng khác hẳn. Độ phẳng của sàn, điện áp nguồn, áp suất khí nén, nhiệt độ và độ ẩm phòng, tín hiệu trao đổi với thiết bị lân cận đều không thể tái hiện đầy đủ tại xưởng nhà cung cấp. Với máy nhập từ Nhật về Việt Nam, hành trình còn gồm vận chuyển quốc tế và thủ tục nhập khẩu.
Phụ lục 15 của hướng dẫn EU GMP (thực hành sản xuất tốt cho dược phẩm) cũng nêu ý này: FAT có thể được bổ sung bằng SAT sau khi thiết bị về đến nơi sản xuất. Phụ lục cũng nói rằng, khi có lý do chính đáng, một số thử nghiệm FAT không cần lặp lại tại chỗ, miễn là chứng minh được vận chuyển và lắp đặt không ảnh hưởng đến chức năng.
Thông thường, lỗi phát hiện càng muộn thì càng tốn thời gian và công sức sửa. Vì vậy nguyên tắc phân vai là: điều gì giải quyết được ở FAT thì xử lý xong ở FAT, còn SAT dành cho những gì chỉ hiện trường mới cho thấy.
Cách nhà cung cấp Nhật làm tachiai và kenshu
Hai từ tiếng Nhật sẽ xuất hiện liên tục. Tachiai (立会) nghĩa là có mặt để chứng kiến. Tachiai kensa là cuộc kiểm tra mà bên đặt hàng trực tiếp tham dự, thường theo quy trình bằng văn bản do nhà cung cấp soạn. Kenshu, như đã nói ở trên, là hành vi chính thức đối chiếu hàng đã giao với hợp đồng rồi tiếp nhận. Hợp đồng quy định kenshu liên quan thế nào đến thanh toán và đến thời điểm bắt đầu bảo hành, nên kenshu quan trọng với tài chính và mua hàng không kém kỹ thuật.
Hãy chuẩn bị tinh thần nhận cả một chồng tài liệu. Tên gọi và nội dung khác nhau tùy công ty và ngành, nhưng đây là những tài liệu bạn có thể gặp:
| Tên tiếng Nhật | Là gì | Cần kiểm tra |
|---|---|---|
| 仕様書 (shiyosho) | Thông số kỹ thuật (spec): yêu cầu của bạn (URS) hoặc spec thiết bị của nhà cung cấp | Mỗi yêu cầu có con số, phương pháp đo và điều kiện |
| 検査要領書 (kensa yoryosho) | Quy trình kiểm tra: hạng mục, phương pháp, tiêu chí đạt | Mỗi hạng mục truy ngược được về một dòng trong spec; ghi rõ FAT hay SAT |
| 試運転要領書 (shiunten yoryosho) | Quy trình chạy thử (commissioning) máy | Thời gian chạy, chi tiết dùng để thử, cách đếm số lần dừng |
| 検査成績書 (kensa seisekisho) | Biên bản kết quả kiểm tra: giá trị đo thực tế, thường hai bên cùng ký | Có giá trị đo thực chứ không chỉ ghi "OK"; ghi rõ dụng cụ đo đã dùng |
| 図面・回路図・部品表 (zumen, kairozu, buhinhyo) | Bản vẽ, sơ đồ mạch điện, danh mục linh kiện (BOM) | Phiên bản (revision) khớp với máy thực tế |
| 取扱説明書 (toriatsukai setsumeisho) | Sách hướng dẫn sử dụng, gồm thông tin rủi ro còn lại | Ngôn ngữ và định dạng phù hợp cho người vận hành của bạn |
| Danh sách zanken (残件 = hạng mục còn tồn đọng) | Danh sách hạng mục tồn đọng, tương đương punch list | Người phụ trách, hạn xử lý, cách xác nhận đã đóng |
Quy trình FAT và SAT: 6 bước từ spec đến nghiệm thu
FAT và SAT không chỉ là hai ngày thử nghiệm. Hãy coi toàn bộ quá trình, từ lúc viết spec đến khi đóng hạng mục tồn đọng cuối cùng, là một chuỗi liên tục, khi đó sẽ rõ cần quyết định gì ở từng thời điểm.
Bước 1 và 2, trước khi ai đó đến thăm nhà cung cấp, quyết định kết quả.
Ghi chú: Với thiết bị nhỏ, đôi khi bỏ FAT và chỉ làm SAT. Bước 1 và 2 vẫn phải làm.
Quan hệ với nhà cung cấp thường căng lên từ Bước 3 trở đi, khi bạn bắt đầu nghe "Cái đó không có trong spec" hoặc "Cái đó sẽ tính thêm phí". Nguyên nhân gốc thường là spec hoặc quy trình kiểm tra bị bỏ mơ hồ ở Bước 1 và 2. Các phần dưới đây đi theo thứ tự từng bước.
Bước 1–2: Trước khi đặt hàng
Nội dung kiểm tra ở FAT và SAT do hai tài liệu quyết định: bản yêu cầu kỹ thuật của người dùng (URS) do bạn viết, và quy trình kiểm tra bạn thống nhất với nhà cung cấp. Tài liệu đầu nói bạn muốn gì; tài liệu sau nói bạn sẽ chứng minh đã nhận đúng thứ đó bằng cách nào.
EU GMP Annex 15 nêu rằng URS nên là điểm tham chiếu xuyên suốt vòng đời thẩm định. Điều đó đúng ở mọi ngành, không riêng dược phẩm: thước đo để đánh giá máy chính là những gì các tài liệu trước khi đặt hàng đã ghi.
Viết yêu cầu có thể kết luận đạt hoặc không đạt
Spec thường có những câu như "tốc độ cao", "độ chính xác đủ tốt", "chạy ổn định". Những câu này không thể kết luận đạt hay không ở FAT, nên nhà cung cấp và bên đặt hàng mỗi bên hiểu theo hướng có lợi cho mình.
Để một yêu cầu kiểm tra được, hãy cho nó ba thứ: con số, phương pháp đo và điều kiện. Với cycle time (thời gian sản xuất một chi tiết), chỉ ghi "không quá X giây" là chưa đủ. Cần nêu chi tiết nào, lấy trung bình trên bao nhiêu chi tiết chạy liên tục, và có tính thời gian đổi mã hàng hay không. Ví dụ giả định: "Chi tiết A, 200 chi tiết liên tục, cycle time trung bình không quá 12,0 giây, không tính đổi mã hàng." Với mức chi tiết đó, đến ngày kiểm tra không còn gì để tranh cãi.
Có con số, phương pháp và điều kiện thì đạt hay không được quyết định ngay tại chỗ.
Ghi chú: Giá trị "__" phụ thuộc thiết bị và sản phẩm. Hãy đặt dựa trên tiêu chuẩn chất lượng và kế hoạch sản xuất của nhà máy.
Khi viết độ ổn định bằng con số, hãy định nghĩa luôn thế nào là một lần dừng và thời gian dừng được đo ra sao. Mô hình OEE (hiệu suất thiết bị tổng thể), chia tổn thất thành độ sẵn sàng, hiệu suất và chất lượng, rất hữu ích để định nghĩa các lần dừng.
Những điểm cần có trong quy trình kiểm tra
Thông thường nhà cung cấp soạn quy trình kiểm tra rồi gửi bạn xem xét và duyệt. Khi nhận, hãy kiểm tra xem nó có ít nhất sáu điểm sau không:
- Các hạng mục kiểm tra, mỗi hạng mục gắn với một dòng trong spec
- Phương pháp kiểm tra và dụng cụ đo sẽ dùng
- Tiêu chí đạt (giá trị và dung sai)
- Chi tiết thử: chi tiết sản xuất thật hay chi tiết thay thế, và số lượng
- Mỗi hạng mục kiểm tra ở FAT hay ở SAT
- Ai chứng kiến, và định dạng biên bản (ô chữ ký, ảnh chụp, cách lưu dữ liệu đo)
Điểm hay bị bỏ sót nhất là số lượng và loại chi tiết thử. Nếu vật liệu và linh kiện sản xuất thật của bạn chưa đến xưởng nhà cung cấp, máy chỉ chạy được bằng đồ thay thế, và bạn không thấy được máy hoạt động ra sao trong điều kiện thực. Với bên đặt hàng ở Việt Nam, điều đó có nghĩa là phải gửi hàng sang Nhật, vì vậy hãy thống nhất thời điểm và cách gửi chi tiết ngay khi đặt hàng, tính cả thời gian vận chuyển và thủ tục hải quan.
Ghi điều kiện nghiệm thu vào hợp đồng
Với thiết bị, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cần ghi rõ thế nào là nghiệm thu: đạt FAT, đạt SAT, hay kiểm tra thêm sau đó bằng chi tiết sản xuất thật.
Đồng thời thống nhất lịch thanh toán, hạng mục tồn đọng ảnh hưởng thế nào đến nghiệm thu, và bảo hành bắt đầu tính từ khi nào. Thiết bị có giá trị lớn và đường đến nghiệm thu dài, nên bộ phận kỹ thuật và bộ phận mua hàng cần thống nhất các điều khoản này từ sớm.
Bước 3: FAT tại xưởng nhà cung cấp
Vào ngày FAT, bạn đi qua từng hạng mục trong quy trình kiểm tra. Người thiết kế và người lắp ráp của nhà cung cấp đang có mặt, đó là lợi thế lớn của FAT: bạn hỏi nguyên nhân ngay tại chỗ và thống nhất cách sửa trước khi ra về.
FAT bao gồm cả cách máy dừng và hồ sơ đi kèm, không chỉ việc máy có chạy hay không.
Ghi chú: Cũng cần thống nhất cách xử lý khi chương trình điều khiển bị thay đổi sau FAT (lịch sử thay đổi và phạm vi phải kiểm tra lại).
Thử cả tình huống bất thường, không chỉ chạy bình thường
Trong buổi demo của nhà cung cấp, máy chạy rất trơn tru. Rắc rối ở sản xuất đến từ các tình huống bất thường: chi tiết lệch vị trí, hết vật liệu, cảm biến bẩn. Hãy cố ý gây ra những lỗi đó và kiểm tra xem màn hình có hiển thị nguyên nhân không và người vận hành có phục hồi an toàn được không.
Nên đưa theo người sản xuất và bảo trì sẽ trực tiếp vận hành máy. Họ phát hiện những điều mà kỹ sư sản xuất (seisan gijutsu) làm một mình hay bỏ sót: thao tác khó dùng, cửa kiểm tra đặt chỗ bất tiện, vật tư tiêu hao khó thay.
Nhận thông tin về rủi ro còn lại
Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (MHLW) trình bày cách tiếp cận khuyến nghị trong "Hướng dẫn về tiêu chuẩn an toàn toàn diện cho máy móc", được xây dựng có tham chiếu ISO 12100. Nhà chế tạo máy đánh giá rủi ro ở giai đoạn thiết kế và chuyển những nguy hiểm không loại bỏ được (rủi ro còn lại) cho người sử dụng dưới dạng thông tin sử dụng.
Từ tháng 4 năm 2012, Điều 24-13 của Quy tắc An toàn và Vệ sinh Lao động Nhật Bản cũng quy định người chuyển nhượng hoặc cho thuê máy phải cố gắng thông báo các nguy hiểm của máy cho bên nhận. Đây là "nghĩa vụ nỗ lực" chứ không phải yêu cầu bắt buộc tuyệt đối, nhưng nhà cung cấp Nhật vẫn nên sẵn sàng cung cấp thông tin này.
Ở FAT, đừng chỉ xác nhận chức năng an toàn hoạt động. Hãy yêu cầu danh sách rủi ro còn lại và lời giải thích nguy hiểm nào còn tồn tại trong công việc nào. Đây là điểm xuất phát cho việc đánh giá rủi ro mà nhà máy bạn sẽ tự làm; tại Việt Nam, Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 giao trách nhiệm đánh giá nguy cơ rủi ro tại nơi làm việc cho người sử dụng lao động. Một số loại máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động còn phải được kiểm định theo quy định trước khi đưa vào sử dụng; hãy hỏi bộ phận an toàn xem thiết bị của bạn có thuộc nhóm đó không. Nếu nhà máy dùng tiêu chuẩn TCVN về an toàn máy, hãy hỏi nhà cung cấp bản tiêu chuẩn ISO tương ứng và đối chiếu số hiệu; đừng mặc định hai bản giống hệt nhau. Nếu thiết bị có robot, hãy kiểm tra thêm các yêu cầu an toàn robot. Nhà máy của bạn phải làm gì với thông tin này là do quy định tại Việt Nam và bộ phận an toàn quyết định, không phải bài viết này.
Một lưu ý thực tế: nếu sách hướng dẫn và thông tin rủi ro chỉ có tiếng Nhật, người vận hành sẽ không đọc được. Hãy ghi bản tiếng Việt hoặc tiếng Anh vào danh sách hạng mục nhà cung cấp phải giao.
Ghi điểm chỉ ra kèm mức ưu tiên
FAT cho ra các điểm chỉ ra với đủ mọi mức độ. Nếu đòi sửa hết trước khi xuất hàng, bạn lỡ ngày giao; nếu hoãn hết, bạn gánh vấn đề tại hiện trường. Hãy chia mỗi điểm vào một trong ba nhóm và ghi người phụ trách cùng hạn xử lý cho từng điểm:
- Sửa trước khi xuất hàng: mọi điều liên quan đến an toàn, chất lượng hoặc tuân thủ pháp luật
- Sửa trước SAT: những điểm có thể xử lý bằng điều chỉnh tại hiện trường
- Sửa sau: những điểm có thể chờ đến sau khi bắt đầu sản xuất
Bản ghi này là cơ sở cho danh sách tồn đọng (punch list) ở Bước 6. Khi ai đó nói "Chúng tôi sẽ sửa", hãy ghi lại và để hai bên cùng xác nhận.
Bước 4–5: Lắp đặt và SAT tại nhà máy của bạn
Khi bạn đã xác nhận các điểm FAT cần sửa trước khi xuất hàng đã xong, thiết bị được xuất đi và lắp tại nhà máy của bạn. Việc lắp đặt gồm vị trí móng và bu lông neo, cân bằng, đấu nối tiện ích (điện, khí nén, nước làm mát...) và dây tín hiệu đến thiết bị lân cận.
Với SAT, hãy chia hạng mục thành nhóm đã kiểm tra ở FAT và nhóm chỉ kiểm tra được tại hiện trường. Chỉ kiểm tra lại nhanh nhóm thứ nhất và dành thời gian cho nhóm thứ hai; làm vậy SAT sẽ ngắn gọn.
Chỉ kiểm tra lại tại hiện trường những gì vận chuyển và lắp đặt có thể làm thay đổi.
Kiểm tra hư hỏng do vận chuyển và thử tiện ích
Rung và va đập khi vận chuyển có thể làm lỏng bu lông, lệch chi tiết định vị và đứt dây. Hãy chụp ảnh thiết bị khi mở thùng và đo lại ít nhất vài hạng mục độ chính xác tiêu biểu đã đo ở FAT. Làm vậy bạn tránh được tranh cãi về sau, xem hỏng do vận chuyển hay vốn đã sai từ đầu.
Tiện ích là trách nhiệm của nhà máy bạn. Áp suất khí nén tụt khi các máy khác chạy, hay nguồn điện không đủ công suất, thường là vấn đề của nhà máy chứ không phải của thiết bị. Hãy xác định ranh giới trách nhiệm (toriai, điểm đấu nối) trong spec trước khi đặt hàng.
Chạy bằng chi tiết sản xuất thật và người vận hành của bạn
SAT kết thúc bằng việc chạy máy với đúng vật liệu, người vận hành và quy trình đổi mã hàng như khi sản xuất. Thường gặp trường hợp máy chạy trơn tru khi kỹ sư nhà cung cấp thao tác, nhưng đổi mã hàng lâu hơn nhiều khi người vận hành của bạn chạy lần đầu.
Hãy tận dụng thời gian này để đào tạo người vận hành và để nhà cung cấp hướng dẫn nhóm bảo trì cách kiểm tra và thay phụ tùng. Dùng những gì học được để xây dựng kế hoạch bảo trì.
Bước 6: Kenshu (nghiệm thu) và hạng mục tồn đọng
Đạt SAT dẫn đến nghiệm thu. Tuy nhiên, trong thực tế hiếm khi thiết bị được nghiệm thu mà không còn gì tồn đọng. Có nghiệm thu khi còn hạng mục tồn đọng nhỏ hay không là chỗ nhiều tranh chấp bắt đầu.
Có nhiều cách gắn nghiệm thu với thanh toán, và thiết bị càng đắt thì thanh toán càng hay được chia theo giai đoạn. Chọn cách nào đi nữa, hãy thỏa thuận bằng văn bản ngay khi đặt hàng: bài kiểm tra nào đạt thì kích hoạt khoản thanh toán nào.
Chọn cách chia dựa trên quy mô thiết bị và quan hệ với nhà cung cấp.
Ghi chú: Tỷ lệ thanh toán và số đợt được quy định theo từng hợp đồng.
Đóng danh sách tồn đọng (punch list)
Nếu nghiệm thu khi còn hạng mục tồn đọng nhỏ, hãy liệt kê từng hạng mục kèm mô tả, người phụ trách, hạn xử lý và cách xác nhận đã đóng, rồi hai bên cùng ký. Trong ngành nhà máy và xây dựng, đây gọi là punch list; nhà cung cấp Nhật có thể gọi là danh sách zanken.
Mọi điều liên quan đến an toàn hoặc chất lượng phải được sửa trước khi nghiệm thu. Các hạng mục còn lại thì theo dõi theo hạn xử lý, và hãy thống nhất bảo hành bắt đầu từ ngày nghiệm thu hay từ khi hạng mục cuối cùng được đóng. Chốt điều này từ đầu sẽ tránh hiểu lầm về sau.
Xác nhận luật nào điều chỉnh hợp đồng
Hầu hết điều kiện nghiệm thu có thể tự do quy định trong hợp đồng, nhưng luật áp dụng có thể thêm những thời hạn riêng. Hợp đồng với nhà cung cấp Nhật có thể chọn luật Nhật, vì vậy hãy cùng bộ phận pháp chế hoặc mua hàng kiểm tra điều khoản luật áp dụng. Nếu luật Nhật áp dụng cho giao dịch mua bán giữa các thương nhân, Điều 526 Thương pháp (Commercial Code) yêu cầu bên mua kiểm tra hàng không chậm trễ sau khi nhận và thông báo ngay cho bên bán về mọi điểm không phù hợp. Với lỗi không thể phát hiện ngay, quy tắc tương tự áp dụng nếu bên mua phát hiện trong vòng sáu tháng kể từ khi nhận hàng. Điều luật này có thể được hợp đồng thay đổi, và hợp đồng thiết bị thường tự quy định thời gian kiểm tra. Trì hoãn kiểm tra có thể làm bạn mất quyền yêu cầu. Điều 566 Dân pháp (Civil Code) còn đặt thời hạn thông báo một năm kể từ khi bên mua biết về điểm không phù hợp về chủng loại hoặc chất lượng, và không giới hạn thời gian nếu bên bán biết hoặc có lỗi nghiêm trọng. Hãy đọc các quy tắc này cùng với điều khoản bảo hành.
Nếu hợp đồng chọn luật Việt Nam (thường gặp khi mua qua công ty thương mại hoặc từ nhà chế tạo trong nước), thời hạn kiểm tra hàng và khiếu nại phải được kiểm tra theo Luật Thương mại 2005 và Bộ luật Dân sự 2015. Hãy nhờ bộ phận pháp chế xác nhận thời hạn cụ thể và điều khoản nào có thể thay đổi bằng thỏa thuận.
Những sai lầm thường gặp ở FAT và SAT
Mỗi sai lầm dưới đây đều bắt nguồn từ việc bỏ qua một phần trong các bước ở trên.
Phần lớn có thể phòng ngừa ở giai đoạn chuẩn bị, không phải vào ngày kiểm tra.
Phía nhà cung cấp cũng thấy cùng những vấn đề đó từ góc nhìn của họ. Làm rõ các điểm mơ hồ ở giai đoạn báo giá và thống nhất quy trình kiểm tra sớm là cách chắc chắn nhất để tránh làm lại và tranh cãi về phí phát sinh. FAT và SAT tồn tại để bên đặt hàng và nhà cung cấp đánh giá máy bằng cùng một thước đo. Hãy coi chúng là công việc chung để khởi động sản xuất suôn sẻ, không phải một bài thi dành cho phía bên kia, và các cuộc trao đổi trong ngày kiểm tra sẽ mang tính xây dựng.
Câu hỏi cần chốt với nhà cung cấp Nhật
Trước khi đơn đặt hàng được chốt, hãy nhận câu trả lời bằng văn bản cho các câu hỏi sau:
- Chính xác thế nào là kenshu (nghiệm thu): đạt FAT, đạt SAT, hay một lần chạy bằng chi tiết sản xuất thật?
- Khoản thanh toán nào đến hạn ở mốc nào, và bảo hành bắt đầu khi nào?
- Ai soạn quy trình kiểm tra, và khi nào chúng tôi nhận được để duyệt?
- Hạng mục nào kiểm tra ở FAT, hạng mục nào ở SAT?
- Dùng chi tiết thử nào, bao nhiêu chi tiết, và khi nào chúng tôi phải gửi sang Nhật?
- Chúng tôi sẽ nhận những tài liệu nào (biên bản kiểm tra, quy trình chạy thử, bản vẽ, sách hướng dẫn, danh sách phụ tùng) và bằng ngôn ngữ nào?
- Ranh giới trách nhiệm (toriai) cho tiện ích và giao tiếp tín hiệu nằm ở đâu?
- Thay đổi chương trình điều khiển sau FAT sẽ được ghi lại và kiểm tra lại như thế nào?
- Các hạng mục tồn đọng sẽ được ghi, ký và đóng ra sao?
- Luật nào điều chỉnh hợp đồng, và luật đó quy định thời hạn kiểm tra bao lâu?
Checklist FAT và SAT dùng ngay
Dưới đây là checklist rút gọn theo sáu giai đoạn của bài này. Hãy chỉnh theo thiết bị và hợp đồng của bạn; nó là điểm xuất phát, không thay thế quy trình kiểm tra bạn thống nhất với nhà cung cấp.
Trước FAT
- ☐ Mỗi yêu cầu trong spec có con số, phương pháp đo và điều kiện
- ☐ Điều kiện nghiệm thu và mốc thanh toán đã ghi trong đơn đặt hàng
- ☐ Đã nhận và duyệt quy trình kiểm tra; mỗi hạng mục có ghi FAT hay SAT
- ☐ Đã chốt loại, số lượng và lịch gửi chi tiết thử
- ☐ Đã chốt danh sách hồ sơ và ngôn ngữ cần giao
- ☐ Có người sản xuất, bảo trì, chất lượng trong danh sách tham dự
Trong FAT
- ☐ Cấu hình, model, hãng linh kiện, bảng tên khớp spec
- ☐ Đo cycle time và độ chính xác trên chi tiết chỉ định
- ☐ Chạy liên tục theo thời gian quy định; ghi nguyên nhân từng lần dừng
- ☐ Gây lỗi có chủ ý (lệch chi tiết, hết vật liệu, cảm biến bẩn) và kiểm tra phục hồi
- ☐ Thử dừng khẩn cấp, khóa liên động cửa, cảm biến quang
- ☐ Nhận danh sách rủi ro còn lại và lời giải thích
Kết thúc FAT
- ☐ Mọi điểm chỉ ra đã ghi kèm mức ưu tiên, người phụ trách, hạn xử lý
- ☐ Biên bản kiểm tra có giá trị đo thực tế và chữ ký hai bên
- ☐ Đã ghi phiên bản chương trình điều khiển
- ☐ Các điểm "sửa trước khi xuất hàng" đã xong rồi mới cho xuất
Trước SAT
- ☐ Đã chụp ảnh khi mở thùng
- ☐ Móng, bu lông neo và độ cân bằng đạt
- ☐ Điện, khí nén, nước làm mát sẵn sàng theo dải trong spec
- ☐ Đã đấu nối tín hiệu với thiết bị trước và sau
- ☐ Vật liệu và chi tiết sản xuất thật đã có sẵn
Trong SAT
- ☐ Đo lại các hạng mục độ chính xác tiêu biểu sau vận chuyển
- ☐ Kiểm tra điện áp, áp suất và lưu lượng khí nén
- ☐ Thử các liên động và dừng liên động với thiết bị khác
- ☐ Chạy bằng chi tiết thật và người vận hành của bạn, gồm cả đổi mã hàng
- ☐ Đã đào tạo vận hành và hướng dẫn bảo trì
Nghiệm thu cuối cùng
- ☐ Danh sách tồn đọng (punch list) có người phụ trách, hạn xử lý, cách xác nhận, và hai bên đã ký
- ☐ Hạng mục liên quan đến an toàn, chất lượng đã đóng trước nghiệm thu
- ☐ Biên bản nghiệm thu đã ký
- ☐ Mốc thanh toán và ngày bắt đầu bảo hành đã khớp với hợp đồng
Giới hạn của bài viết này
- Cách làm khác nhau. Tên tài liệu, mức độ chi tiết của quy trình kiểm tra và cách nghiệm thu gắn với thanh toán khác nhau giữa các nhà cung cấp Nhật, ngành và dự án. Hãy xác nhận chi tiết với nhà cung cấp.
- Ngành có quản lý riêng có quy tắc riêng. Thiết bị sản xuất dược phẩm theo EU GMP Annex 15 phải qua thẩm định chính thức (IQ, OQ, PQ: thẩm định lắp đặt, vận hành, hiệu năng), trong đó FAT và SAT là một phần.
- Quyết định về an toàn và pháp lý nằm ngoài bài này. Bài chỉ liệt kê những gì cần kiểm tra. Nhà máy phải làm gì về an toàn máy, và hợp đồng được hiểu ra sao, do bộ phận an toàn, pháp chế của bạn và pháp luật áp dụng quyết định. Số hiệu TCVN và quy định kiểm định cụ thể cần được xác nhận với bộ phận an toàn.
- Thiết bị nhỏ có thể bỏ FAT. Dù vậy, phần chuẩn bị ở Bước 1 và 2 vẫn áp dụng.
Hỏi đáp (FAQ)
FAT và SAT khác nhau thế nào?
FAT làm tại xưởng nhà cung cấp trước khi xuất hàng, để xác nhận máy được chế tạo đúng spec. SAT làm tại nhà máy của bạn sau khi lắp đặt, để xác nhận máy chạy đúng spec tại chỗ, gồm tiện ích, tình trạng sau vận chuyển và liên kết với thiết bị khác.
Có thể bỏ FAT và chỉ làm SAT không?
Được, với thiết bị nhỏ đôi khi làm như vậy. Bạn vẫn cần xác định yêu cầu và điều kiện nghiệm thu, và thống nhất quy trình kiểm tra trước khi đặt hàng. Hãy nhớ rằng lỗi phát hiện tại hiện trường mất nhiều thời gian sửa hơn, nhất là khi kỹ sư của nhà cung cấp phải bay từ Nhật sang.
Ai nên tham dự nghiệm thu FAT?
Hãy đưa theo người sản xuất, bảo trì và chất lượng sẽ dùng máy, không chỉ kỹ sư sản xuất. Họ nhận ra các vấn đề về thao tác và bảo trì mà kỹ sư sản xuất làm một mình dễ bỏ sót.
Punch list trong FAT và SAT là gì?
Punch list là danh sách các hạng mục tồn đọng nhỏ còn lại khi thiết bị được nghiệm thu trước lúc mọi thứ hoàn tất. Mỗi hạng mục có mô tả, người phụ trách, hạn xử lý và cách xác nhận đã đóng, và hai bên cùng ký. Danh sách này phát triển từ các điểm chỉ ra ghi ở FAT. Nhà cung cấp Nhật có thể gọi là danh sách zanken (hạng mục tồn đọng).
Kenshu nghĩa là gì trong hợp đồng thiết bị với phía Nhật?
Kenshu (検収) là nghiệm thu chính thức: đối chiếu thiết bị đã giao với hợp đồng rồi tiếp nhận. Thanh toán và thời điểm bắt đầu bảo hành thường gắn với kenshu, nên hợp đồng cần ghi rõ bài kiểm tra hay điều kiện nào được coi là kenshu và nó liên quan thế nào đến thanh toán và bảo hành.
Nguồn tham khảo
- Định nghĩa FAT và SAT: IEC 62381:2024 Automation systems in the process industry – Factory acceptance test (FAT), site acceptance test (SAT), and site integration test (SIT) (trang mẫu)
- URS, FAT/SAT, IQ/OQ/PQ: European Commission, EU GMP Annex 15: Qualification and Validation (2015)
- Thông báo nguy hiểm của máy móc: MHLW, thông báo về Điều 24-13 Quy tắc An toàn và Vệ sinh Lao động (tiếng Nhật)
- Hướng dẫn an toàn máy móc: MHLW, Hướng dẫn về tiêu chuẩn an toàn toàn diện cho máy móc (bản sửa đổi 2007, tiếng Nhật)
- Điều 526 Thương pháp Nhật Bản: Zeiken, Thương pháp (trích) Điều 526 (tiếng Nhật)
Bài gốc tiếng NhậtHướng dẫn này được biên soạn từ một bài viết của MONOSCOPE dành cho độc giả tại Nhật: FAT・SATとは｜工場立会検査・現地受入検査の違いと検収で揉めない進め方6ステップ
Về biên tập viên
Biên tập viên MONOSCOPEFOUNDER & EDITORKhoảng mười năm làm việc tại một nhà sản xuất thiết bị nhà máy và một công ty kỹ thuật nhà máy, phụ trách đề xuất, thiết kế và chạy thử thiết bị, sau đó chuyển sang tiếp thị trực tuyến. Hiện là tư vấn web cho các nhà sản xuất B2B, giúp họ trình bày rõ sản phẩm và công nghệ. Có chứng chỉ quốc gia Nhật Bản về Quản lý năng lượng (Energy Manager) và Kỹ sư điện trưởng hạng ba.
Viết blog kỹ thuật từ năm 2017 (hơn 500 bài) và có kênh YouTube tiếng Nhật với khoảng 20.000 người đăng ký. Mỗi hướng dẫn được viết từ góc nhìn hiện trường Nhật Bản và đối chiếu với các tiêu chuẩn được trích dẫn.
